如何才能顺利度过ERP上线之初的“阵痛期”

摘要：系统测试、BUG处理、数据整理、数据导入、流程确认、人员培训、应急预案、数据备份……看似已经一切就绪，成竹在胸，其实，谁心里也没底，不知道即将到来的系统切换是涓涓细流水到渠成，还是疾风暴雨排山倒海。

时光如白驹过隙，转眼快十年了，但老兵仍然能记起2016年底ERP上线时的手忙脚乱。

系统测试、BUG处理、数据整理、数据导入、流程确认、人员培训、应急预案、数据备份……看似已经一切就绪，成竹在胸，其实，谁心里也没底，不知道即将到来的系统切换是涓涓细流水到渠成，还是疾风暴雨排山倒海。

2016年11月，先是SD、PS以及PP等模块上线，系统出现了一些问题，但不太大，很快就解决了；12月初，MM模块上线；2017年元月，FI/CO模块上线，铺天盖地的问题扑面而来，有物料编码错误、BOM错误、SD的交付件顶层物料码与BOM的顶层码不一致，物料的暂估价错误……原材料发货单开不出来发不出去，物料不能齐套，生产订单与实际数量不一致导致现场停工……一系列的问题排山倒海一股脑袭来，厚厚的“部门墙”让人焦头烂额心力交瘁，每日下班前的碰头会成了吵架会，大家的脾气都变得很大。

那真是一段不堪回首的难忘时光。

很多年之后，和同行聊起来的时候，突然发现，大家都差不多，在ERP上线初期的那段日子，都是一段难挨的日子，都是手忙脚乱顾此失彼，问题一大堆。真是“幸福的家庭都是相似的，不幸的家庭各有各的不幸。”

那么，怎么才能顺利度过ERP上线之初的“阵痛期”呢？

老兵想了想，感觉还是有总结的必要，愿意把自己当年踩过的坑，栽过的跤，受过的罪，咽下的泪，奉献出来，与同行们共享。

多年之后，如今回想起来，坦率地说，ERP上线初期的“阵痛期”是几乎所有实施ERP的企业都会经历的阶段。顺利度过这个时期，不仅关乎项目的短期成功，更决定了ERP系统能否真正成为企业发展的助推器，而不是一个昂贵的摆设。

那么，如何才能顺利地度过“阵痛期”呢？老兵以为，应该从思想应对、重点行动，关键角色等三个方面重点把握。

第一，思想应对。

教员在长期的革命实践中总结出克敌制胜的宝贵哲学经验：“战略上藐视敌人，战术上重视敌人。”这个放在应对ERP上线上一点儿也不违和，要从上到下统一思想：“阵痛”是正常的，是变革的必然代价。

首先，阵痛的本质是“变革的阻力。”ERP上线不是简单的软件更换，而是对现有业务流程、工作习惯、甚至权力结构的重塑，员工需要适应新的操作、新的流程、新的协作方式，产生不适和抵触是人性使然。所以，“阵痛”是必然的，是不以人们意志为转移的，是任何一家企业在ERP、PLM、MES等信息系统上线之初都会遇到的。

其次，要合理设置“期望预期。”在上线启动会上，甲方的项目经理要明白无误地告诉高层领导、部门领导、关键用户以及所有操作者，上线初期会出现效率暂时下降、错误增多、工作量增加等情况，这不是系统的失败，而是磨合过程中的正常现象。设定一个合理的“稳定期”预期，一般在1-3个月左右，让大家有心理准备。

再次，要合理设置“上线目标。”上线初期不要追求完美。首要目标是确保所有关键业务，如接单、采购、生产、发货、收款等，能在新系统中“跑起来”，也就是常说的“先跑通，再优化”。数据的100%准确和流程的极致优化，是稳定期之后的工作。

第二，重点行动。

教员曾在《解放战争第二年的战略方针》中讲到：“必须注意不打无准备之仗，不打无把握之仗，每战都应力求有准备，力求在敌我条件对比上有胜利之把握。”打仗和ERP上线，其实都是一样的，都需要认真筹划、统筹协调，分阶段、有重点地应对。

以老兵的经验教训，可以将ERP上线分为“上线前”“上线时刻”“上线后初期”三个阶段来采取行动。

“上线前”的重点行动是打好基础，备足“弹药”。在这个阶段，准备工作越充分，阵痛越轻微。

首先，开展最终用户的培训。这个越充分越好。培训要分层进行：对领导进行概念和报表培训；对关键用户进行深度流程和系统配置培训；对最终操作员进行“傻瓜式”“场景化”的操作培训。另外，不能光培训，还得上机练习，安排多轮模拟操作。使用真实业务数据搭建测试环境，让员工完成一套从创建销售订单到收款闭环的完整业务流程。培训后要有简单的考核，确保员工掌握了基本操作才能上岗。

其次，数据准备要万无一失。ERP的数据分为两种，一种是静态数据，一种是动态数据。静态数据如物料、客户、供应商、BOM等基础数据必须经过多轮清洗、核对和确认。责任到人，谁录入，谁负责；动态数据如库存期初数据、未结订单、未结应收应付等，要选择一個财务截至点，确保数据的完整性和准确性。建议在上线前进行库存盘点，做到账实相符。

再次，建立强有力的上线支持团队。成立“战时指挥部”：由项目经理、IT负责人、各部门关键用户、实施顾问组成。明确支持渠道：建立清晰的支持流程，例如：操作问题 → 部门关键用户 → IT支持员 → 实施顾问，保证问题能快速响应。准备“救火”手册：将常见问题和解决方案整理成简易的文档，方便员工随时查阅。

“上线时刻”的重点工作是选择平稳的切换策略，集中攻坚。在这个阶段，要感于拍板，全员备战。

一般地，ERP上线有两种策略。一种是并行策略：新旧系统并行运行一段时间。优点是安全，缺点是工作量翻倍，员工疲惫，且容易依赖旧系统。另一种是直接切换：在某个时间点直接停用旧系统，所有业务在新系统中进行。阵痛强烈但短暂，能迫使团队快速适应。这是目前的主流做法。老兵推荐第二种策略，原因很简单：快刀斩乱麻，长痛不如短痛。

上线伊始，核心团队和顾问必须全员现场支持，随时解决突发问题。管理层，尤其是最高领导者，要亲自督战，显示决心，并及时决策。另外，遇到问题不要慌乱，更不能互相埋怨，要理解支持，补台而不拆台。

“上线后初期”的重点工作是快速相应，持续优化。这是真正的“阵痛”高发期，尤其要注意“疏导”而非“压制”。

首先，建立高效的问题响应机制。每天早上的15分钟，核心团队快速同步前一天遇到的问题、解决进展和当日重点，问题不过夜。对发现的问题进行分级处理，P0级：系统崩溃、业务停止；P1级：严重影响业务效率；P2级：一般操作问题。优先集中资源解决P0和P1问题。

其次，加强引导与激励。对于员工的操作错误，首先要帮助其解决问题，而不是追究责任，营造“敢于提问、不怕犯错”的氛围。及时表扬和奖励那些快速适应、积极帮助同事的员工。上线初期，可以考虑适当调整绩效考核指标，或临时增加人手，帮助业务部门度过最艰难的时期。

再次，开展数据校验与流程微调。上线初期，每天将ERP系统中的关键数据，如订单、库存、现金等与实际情况进行核对，及时发现并纠正数据错误。建立渠道收集员工对流程和系统的改进建议。但切记，在稳定之前，不要轻易进行大的流程变更和系统修改，先固化再优化。