摘要：随着企业不断发展壮大，你可能会开始思考："什么是企业内容管理？" 当信息量、流程和工作流日益庞杂时，这个问题往往会浮现。 文档、视频、邮件、表单、电子表格、演示文稿、人事档案、调查问卷、发票...各种数字资产正在呈指数级增长。

随着企业不断发展壮大，你可能会开始思考："什么是企业内容管理？" 当信息量、流程和工作流日益庞杂时，这个问题往往会浮现。 文档、视频、邮件、表单、电子表格、演示文稿、人事档案、调查问卷、发票...各种数字资产正在呈指数级增长。

企业内容管理系统（ECM）通过集中存储非结构化数据，能有效降低管理成本。该系统确保组织成员随时获取所需信息，促进团队高效协作，从而显著提升企业运营效益。 本文将重点介绍以下内容：

企业内容管理的定义

为什么企业内容管理至关重要

企业内容管理系统如何运作

企业内容管理面临的挑战

最佳企业内容管理系统推荐

优秀的企业内容管理系统（ECM）应能随企业成长而扩展。为此，ECM系统整合了强大的技术集合、工作流程和策略，帮助企业以数字化方式管理信息。

这类系统通常还支持与其他工具的集成，使团队在内容生命周期的任何阶段都能更便捷地获取企业内容。

为什么企业内容管理至关重要

企业内容管理的优势看似显而易见，但这类系统的价值远不止表面所见。

运营团队会感激ECM系统，因为它们能降低运营成本。如何实现？当团队能在ECM中自动化任务时，就能将精力转向业务中更重要的部分。

ECM的另一大优势是知识共享。还记得上次有人向你询问两年前的年末营销数据表吗？你在承认它消失在数据库黑洞之前，花了多少时间寻找？

这不仅导致你无法找到所需信息，你的团队现在对营销团队的信息掌握也存在缺口，这限制了他们了解团队过往成功经验与挑战的能力。

别自责。在未使用ECM系统前，我们都经历过这种情况。一个组织有序、流程优化的ECM系统能避免这种情况再次发生。

ECM系统如何运作

大多数ECM系统通过整合或支持多种软件工具来帮助管理非结构化内容，主要包括：

大数据工具：用于存储和分析结构化/非结构化数据

分析工具、数据挖掘、仪表板和报表工具：帮助企业理解各类数据价值

数据集成工具：将分散数据源整合至统一平台

信息管理工具：跟踪企业数据全生命周期状态

搜索索引工具：从文档/网页/图片等非结构化文件中检索信息

理想的ECM系统应提供自动化重复任务（如数据录入）的功能，帮助识别流程瓶颈并优化协作效率，最终提升团队生产力并实现目标。

下文将介绍能助力达成协作与效率目标的优质ECM系统。

实施ECM系统的挑战

虽然企业内容管理系统能解决诸多业务问题，但仍存在合规性要求高、解决方案落地难等常见挑战，需要通过创新方式克服。

根据您所在企业的类型，可能需要保留某些不适合存储在ECM系统中的文档的纸质副本。

本票、产权证书、税务记录和营业执照等文件无法存储在ECM系统中，它们需要在实体场所拥有自己的安全存放空间。

将所有数据迁移到企业内容管理系统并非易事。许多企业在首次尝试实施ECM时都以失败告终。

缺乏沟通通常是失败的主因。如果没有询问团队对ECM系统的需求，那么所采用的解决方案很可能并不适用。

此外，团队可能没有接受过关于ECM系统的充分培训。通过沟通ECM的必要性、征求所有职能团队的意见，以及收集关于团队采用ECM的反馈，可以避免这些问题。

下面我们将了解这些ECM系统的功能和定价。

1.Baklib AI 体验云

新一代数字内容体验云，Baklib 是一款 All in Content 的企业级云平台，助力企业一站式管理数字内容和一体化构建多场景数字体验。访问官网：www.baklib.cn

Baklib 是新一代 AI 知识库于数字体验管理平台，托管超过1000 家企业的网站和在线文档。其流行源于出色的灵活性和开源主题生态系统，使用户能够根据多样化需求定制网站、在线文档和知识库系统。Baklib独创的资源库+知识库+体验库三层架构设计，一方面满足企业一体化数字内容管理，另一方面又满足企业构建多场景的应用网站。无论是跨国多语言站点构建，还是内外部知识库建设，客户帮助中心，产品手册搭建，都在一个地方完成。选择了Baklib作为其内容管理平台，主要因其卓越的优化能力。

主要特点：

强大的内容编辑能力，支持一键导入、导出，以及富文本和 Markdown格式编辑。

开源的主题模板能力，方便企业高度定制化开发千站千面的前端界面。

内置GEO/SEO优化工具，助力内容优化。

内置 AI 私有知识库功能，包括 AI 自动化标签、AI 智能搜索和多轮会话。

2. HubSpot 内容中心企业版

通过内容中心企业版，您可以完全控制在最多两个品牌域名下的内容和用户。

您可以将HubSpot托管的页面和博客文章限制为仅限会员访问。您可以配置CDN以控制外部访客如何访问HubSpot托管的内容，从而增加一层额外的保护。您甚至可以在HubSpot上构建内容，并将其提供给非HubSpot托管域名的访客。

在内部，您可以根据团队成员的角色为他们分配不同的权限，包括博客文章、页面、电子邮件、表单或工作流，这样他们只能查看和编辑与他们相关的内容。

您还可以追踪谁对HubSpot内容进行了哪些更改，包括页面、模块、博客、图片、CTA等。

最后，您可以使用由 AWS Lambda 提供的无服务器函数，在HubSpot托管的页面上添加互动元素，例如活动报名、留言板和动态计算器，而无需配置外部服务器、SSL证书或数据传输流程。

我们喜爱的功能：这意味着您可以在创建内容的地方直接管理企业内容。

G2 评分：4.5 星（满分 5 星）

价格：每月 900 美元。

3. Laserfiche

Laserfiche 旨在帮助企业提升三大核心领域：流程自动化、内容管理以及平台服务。

通过Laserfiche，您可以对企业内的所有纸质、数字和移动内容（包括文档、图片、视频等）进行数字化采集、安全存储和高效管理。

您可以在设定记录管理规范的同时，与外部组织的人员开展协作，确保企业整体合规性。

借助AI驱动的工作流和电子表单，消除人工操作流程。此外，通过内置的报表分析工具，还能发现低效环节和潜在机会。这些功能的组合能有效提升生产力并优化运营效率。

核心优势： 支持通过机器人流程自动化（RPA）集成企业资源计划（ERP）系统、CRM及其他应用。结合这些工具可弥补Baklib在客户与业务管理方面的功能边界，实现更全面的管理。

用户评分：4.6/5星

定价：需联系咨询

4.Shopify Plus

Shopify Plus 旨在帮助电子商务领域的企业级客户为其消费者提供无缝的购物体验。

借助 Shopify 易于使用的店铺编辑器，您可以在产品页面添加增强现实、视频和3D功能，以复刻线下零售体验。您可以完全自定义结账流程，包括个性化折扣和运费设置。或者，您还可以允许客户跳过购物车，直接从产品页面通过一键式快速结账完成购买。

您还可以跨多个渠道发布促销活动，为特定产品或整个产品线自动应用折扣，并安排销售活动、产品发布和补货计划。

应用程序——包括 Launchpad、Shopify Flow 和 Scripts——以及第三方集成将帮助您实现定制自动化，并扩展网站的整体功能。

例如，您可以将 CMS 接入 Shopify Plus 平台，帮助您在销售过程中生成和管理内容。您还可以接入其他业务工具和系统，如 CRM 和 ERP，在一个平台上集成所需的所有工具。

我们喜欢的地方： Shopify Plus 处理了企业级在线商店运营的技术问题，您只需专注于零售业务即可。

G2 评级： 4.4 星（满分 5 星）

定价： 计划起价为每月 2000 美元。一旦月收入超过某个阈值，您将支付收入的一定比例。

5. Xerox DocuShare

Xerox DocuShare 将企业内容管理、流程自动化和文件共享整合到一个统一的平台中。

用户可以通过自动化流程和工作流，实现关键业务数据的数字化、存储和安全保护。DocuShare 的核心功能之一是支持协作，其搜索功能简单易用。DocuShare 既可作为本地软件使用，也可作为云端解决方案。

无论您的团队选择通过移动设备还是台式机访问数据，Xerox DocuShare 都能通过强大的工具支持您的业务，实现流程自动化并助力数字化协作。

G2 评分：4.0 分（满分 5 分）

定价：价格需咨询获取。

6. Zoho Docs

如果你正在寻找适合团队和个人的文件管理方案，Zoho Docs是一个明智的选择。这款企业内容管理（ECM）解决方案提供了一个安全的协作工作空间，所有数据、文档和信息都可以实时提供给需要的人。

该系统内置了一套办公套件，包括电子表格、幻灯片和文字处理文档。你的团队还可以访问安全的文件柜，在安全的环境中进行协作和创新。

G2评分：4.4星（满分5星）

定价：价格需咨询获取。

7.eFileCabinet

还记得我们之前提到的营销表格放错地方的问题吗？使用eFileCabinet后，这些困扰将成为过去。该平台提供名为Rubex的功能，可帮助您找回可能被误存到其他文件夹的文档。

通过自动化每周耗费数小时的工作流程，您能重新规划工作时间，将精力投入到其他项目中。与本文列出的多数解决方案相同，eFileCabinet支持移动端和桌面端，可通过应用程序或基于浏览器的界面访问。

企业内容管理系统(ECM)并非千篇一律，您的企业可根据需求选择财务、人力资源、会计等不同领域的解决方案。

G2评分: 4.3/5星

定价: 每月55美元起

8. IBM FileNet 内容管理器

借助 IBM FileNet 内容管理器，您可以管理来自任何来源的所有内容。该平台利用人工智能从视频等非结构化内容中提取深度洞察。

您还可以在不影响一致性、组织性或安全性的情况下与外部用户共享内容。此外，您可以从发票、视频和其他非结构化文档中提取洞察。

IBM FileNet 内容管理器可以与 IBM 产品套件内外的 CMS、CRM 和其他应用程序集成。这将使您能够创建微型站点、跟踪访问者并满足其他业务需求。

需要注意的是，系统集成需要使用编码工具和现代GraphQL API，而这些组件之间并不总能完美协同工作。虽然该解决方案在安全性、分类和加密方面表现卓越，但使用门槛较高——即使对具备专业知识的开发人员来说也不容易上手。

G2评分：4.0分（满分5分）

定价：需联系供应商获取报价

9. Adobe Commerce（原Magento Commerce）

Adobe Commerce（原Magento Commerce）是与Shopify Plus类似的托管式电商平台，提供即时购买、客户细分、自动库存管理等同类功能。

Adobe Commerce 的独特之处在于其强大的内容创作功能。除了拖放式页面构建器外，它还提供内容编排和预览工具，让团队能够轻松创建、预览、排期和更新内容。这些内容可以根据客户的地理位置、终身购买价值等因素进行个性化定制，为他们提供量身打造的购物体验。

您可以设置自动化规则，针对不同客户群体展示不同的加购推荐、交叉销售和相关产品。

虽然这些功能有助于提升转化率，但由于 Adobe 的控制面板不如 Shopify Plus 和其他 ECM 系统直观，相关配置操作可能较难发现和使用。

例如，系统提供超过 5000 个可下载扩展插件，但这些并非即插即用的工具，无法直接激活或停用。相反，必须通过手动编码将其集成到平台中。这意味着搭建商店可能需要更长时间。

G2 评分：3.9 分（满分 5 分）

定价：需联系获取报价

10.DocStar ECM

DocStar ECM专为拥有100至1000多名员工的中型企业设计，通过智能数据捕获、工作流程和检索帮助企业成长。

DocStar允许您从任何位置的任何设备上以电子方式捕获、存储和管理纸质文档以及任何原生文件类型。您可以创建和处理电子表单，分配用户权限，通过关键字搜索整个内容库，并使用拖放技术创建自定义工作流程。

这些功能共同帮助您减少错误、提高协作效率并提升生产力，同时符合企业或法规合规要求。

DocStar主要面向医疗保健、制造、政府、银行和保险行业的企业级客户。但DocStar可以与任何企业现有的软件应用集成，包括ERP和CRM系统，从而更好地管理用户和客户。

G2评分：3.7分（满分5分）

定价：需联系获取报价

11. Adobe Experience Manager

Adobe Experience Manager旨在将数字资产管理功能与内容管理系统的强大能力相结合。

借助Adobe Experience Manager，您可以创建并在不同渠道和设备间复用数字资产（称为“内容和体验片段”），从而简化内容创作流程。

这些片段结合数据集成、通信管理和高级定向功能，能够为访客提供个性化体验。您还可以利用AI自动化标签标注、工作流程和内容分发，从而提升团队效率。

此外，Adobe的模块化架构让您无需担心产品更新或系统停机问题。该平台支持秒级自动扩展，始终保持最优性能。

G2评分：3.8星（满分5星）

定价：需联系咨询

总结

在数字化进程加速的今天，企业内容管理（ECM）已不再是锦上添花的工具，而是关乎企业效率与竞争力的战略性资产。它不仅帮助企业集中管理海量非结构化数据，降低运营与存储成本，更通过自动化流程与智能化知识共享，让团队能够随时获取所需信息，提升协作水平与决策效率。虽然实施过程中可能会面临系统迁移、合规性与培训等挑战，但通过合理规划与跨团队协作，这些障碍完全可以被克服。最终，选择一款适合自身业务的ECM系统，将为企业的长期发展打下坚实基础，使其在信息爆炸的时代中保持高效、敏捷与可持续的竞争优势。

来源：成都探码科技