人事档案电子化管理与查阅权限规定

摘要：第一条目的与依据为适应信息化发展趋势，规范公司人事档案的电子化管理，确保电子档案的真实、完整、可用与安全，明确档案查阅权限与流程，提高人力资源管理工作效率与规范性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国个人信息保护法》及相关法律法规，结合本公司实际情况

第一章总则

第一条 目的与依据
为适应信息化发展趋势，规范公司人事档案的电子化管理，确保电子档案的真实、完整、可用与安全，明确档案查阅权限与流程，提高人力资源管理工作效率与规范性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国个人信息保护法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本规定。

第二条 适用范围
本规定适用于公司全体员工人事档案的电子化采集、存储、管理、维护、查阅、使用及销毁等全过程活动。公司各部门及全体职员均应遵守本规定。

第三条 管理原则
人事档案电子化管理遵循以下基本原则：

合法性原则： 所有操作必须符合国家法律法规及公司相关规章制度。安全性原则： 确保电子档案数据的安全，防止信息泄露、丢失、篡改和非法访问。准确性原则： 确保电子档案内容与原始纸质档案或权威来源信息一致，真实反映员工个人情况。完整性原则： 确保员工人事档案材料的齐全与完整，涵盖员工入职、在职、离职全过程的关键记录。保密性原则： 严格保护员工个人隐私，未经授权不得泄露档案内容。便捷性原则： 在确保安全的前提下，为授权用户提供高效、便捷的档案查阅服务。

第四条 管理职责

人力资源部： 是人事档案电子化管理的归口管理部门，负责制定与完善相关细则，组织实施档案的电子化采集、录入、审核、更新、保管、查阅服务及系统日常维护。信息技术部： 负责提供电子档案管理系统的技术支撑、网络安全保障、数据备份与灾难恢复，协助人力资源部做好系统安全防护。各业务部门： 负责及时、准确地向人力资源部提供或确认本部门员工相关的、需归档的人事信息材料。全体员工： 有义务如实提供个人相关信息，并对信息的真实性负责；有权依法查询本人档案信息，并对错误信息提出更正申请。

第二章人事档案电子化管理

第五条 电子化范围与内容
纳入电子化管理的人事档案主要包括：

员工基本信息：身份信息、联系方式、教育背景、家庭情况等。招聘与入职材料：简历、应聘登记表、录用通知书、劳动合同、保密协议等。在职管理材料：岗位变动记录、薪酬调整记录、绩效考核结果、奖惩记录、培训记录、考勤休假汇总等。资格与证书：职称证书、职业资格证书、获奖证书等扫描件。离职材料：离职申请表、工作交接清单、离职证明存根等。其他应归档的、反映员工个人经历与职业发展的材料。

第六条 电子化流程与标准

采集与录入： 以人力资源业务活动中自然形成的电子文件为主，对存量纸质档案按照“重要性、常用性”原则分批次进行扫描或高拍数字化。电子图像文件应符合规定的分辨率、格式（如PDF/A、JPEG）标准，确保清晰可读。审核与确认： 所有录入或导入电子档案系统的信息，必须经过专人审核，并与原始材料或权威数据源进行核对，确保准确无误。关键信息（如学历、身份证号、合同期限）需重点复核。存储与备份： 电子档案数据应集中存储于公司指定的、具有高安全等级的服务器或云存储平台。信息技术部需建立定期备份机制（至少每日增量备份，每周全量备份），并实施异地容灾备份策略，确保数据可恢复性。更新与维护： 员工人事信息发生变更时，人力资源部应及时在系统中进行更新。系统应保留重要信息的历史版本或变更记录，形成可追溯的档案生命周期记录。

第七条 档案安全保护

系统安全： 电子档案管理系统应部署防火墙、入侵检测、病毒防护等安全措施，并定期进行安全漏洞扫描与修复。访问控制： 实行严格的账户和密码管理制度，强制使用复杂密码并定期更换。全面采用权限管理，确保数据访问与操作权限最小化。操作日志： 系统须完整记录所有用户对电子档案的查阅、修改、删除、导出等操作日志，包括操作人、时间、IP地址、具体动作等，日志记录至少保存五年，以备审计。物理安全： 存放核心服务器及存储设备的机房应符合相应的安全标准，实行门禁管理。

第三章查阅权限与流程

第八条 权限分级
根据岗位职责和业务需要，实行分级授权查阅制度：

员工本人： 有权通过系统自助查询本人的基本人事信息（如姓名、部门、岗位、入职日期等），涉及薪酬明细、考核具体评语、背景调查材料等敏感信息，需按特定流程申请。所在部门负责人/直属上级： 有权查阅下属员工的岗位、入职时间、绩效考核结果（汇总等级或经批准的评语）、培训记录等与日常管理直接相关的信息。人力资源部工作人员： 根据其具体岗位职责，被授予相应的查阅和管理权限。普通HR专员权限限于其业务模块，部门负责人或档案管理员拥有更广泛的权限。公司高层管理者（总经理、分管副总）： 基于管理决策需要，可授权查阅全公司范围内员工的人事档案核心信息。审计、纪检监察、法务等职能部门： 因调查、审计等工作需要，经分管领导书面批准后，可获得特定范围的临时查阅权限。

第九条 查阅申请与审批

内部查阅：线上申请： 非授权范围内的查阅，需通过电子流程提出申请，明确查阅事由、查阅内容范围、使用目的。审批流程： 根据申请内容及申请人级别，实行分级审批。一般人员查阅他人档案需经被查阅人所在部门负责人及人力资源部负责人双重审批；查阅敏感信息或跨部门批量查阅，需报请公司分管领导批准。授权访问： 审批通过后，由人力资源部档案管理员在系统中为申请人开通临时性或特定范围的访问权限，或由档案管理员在监督下代为查询并提供结果。外部机构查阅： 司法机关、政府主管部门等因公需要查阅档案，必须出示正式公文或有效证件，经公司法定代表人或其授权人（通常为分管人力资源的公司领导）批准后，由人力资源部指定专人配合，在特定场所进行，并登记备案。员工本人查阅敏感信息： 员工申请查阅本人薪酬历史、背景调查报告等敏感信息，需向人力资源部提交书面申请，经人力资源部负责人审批后安排。

第十条 使用与保密义务

所有获得档案查阅权限的人员，均负有保密义务，不得泄露档案内容。查阅获取的信息仅可用于申请时声明的合法、正当目的，不得用于任何非法或不正当用途。严禁私自复制、下载、拍摄、传播电子档案内容。因工作需要确需复制的，须在查阅申请中一并提出并获得批准。违反保密义务者，公司将视情节轻重给予批评教育、通报批评、行政处分，直至解除劳动合同；给公司或员工个人造成损失的，依法追究其法律责任。

第四章监督、问责与附则

第十一条 监督检查
人力资源部与信息技术部定期（每半年一次）对电子档案管理系统的操作日志进行抽查，对权限设置进行复核。公司内部审计部门有权不定期对人事档案电子化管理与查阅制度的执行情况进行专项审计。

第十二条 责任追究
对违反本规定的部门和个人，公司将依据《员工手册》及相关管理规定严肃处理。触犯国家法律的，移送司法机关处理。

第十三条 解释与修订
本规定由公司人力资源部负责解释。人力资源部将根据国家法律法规的更新及公司管理实践的需要，适时对本规定进行修订和完善。修订后的规定经公司总经理办公会审议通过后发布实施。

第十四条 生效日期
本规定自发布之日起施行。此前相关管理规定与本规定不一致的，以本规定为准。