摘要：过去这十年，无论是电视、电脑，还是手机、平板，都飞入了中国寻常百姓家，也走进了企业、社区等单位，人们使用电子设备的可能和频次都得到了空前提高。十年前的投影机接口还是以VGA为主流，今天则已经成为HDMI的天下。

引言

写这个话题时，我的心情是复杂的。

过去这十年，无论是电视、电脑，还是手机、平板，都飞入了中国寻常百姓家，也走进了企业、社区等单位，人们使用电子设备的可能和频次都得到了空前提高。十年前的投影机接口还是以VGA为主流，今天则已经成为HDMI的天下。

过去这十年，PPT也更加普遍出现在人们的荧幕前。当十多年前，苹果通过发布会发布第一代iPhone时，中国民众对它的了解知之甚少，能够购买iPhone的更是极少数。当2011年，小米通过发布会发布第一代手机时，人们才渐渐对发布会有了更多关注。PPT也通过发布会得到更为广泛的传播和应用。如今，无论是酒店会议厅、企业会议室，还是小学课堂，通过投影机、LED显示屏(器)进行演讲演示的场合都大大增多了。

但我发现，人们对PPT设计的重视还远远不够：

有人以为，只需要将所需要演讲的内容拷贝到PPT上，演讲时上台照着屏幕念即可；

有人以为，PPT设计嘛，很简单，将文字内容用不同的颜色和粗细加以标识即可；

有人以为，找一张图片当做背景，把文字放上去即可；

于是，我们看到了这样的PPT：

(图片来自网络，版权归原作者所有)

当然，也许你会对这样的PPT自我感觉良好。但在职业设计师(无论TA是广告设计、包装设计还是PPT设计)眼中，这样的PPT绝对是无法直视的。

我不想在这篇文章中更多讲述这些PPT为什么无法直视，它们到底有什么需要修改的地方。

我想聊一聊，PPT设计竟然也是一职业，到底有什么原由？PPT设计到底做些什么？

我很好奇：那些把PPT当Word使用的人，干嘛不直接使用Word，岂不更省事？我也很好奇：那些把幻灯片文字做得看都看不清楚的人，是不是本身就没打算让观众看清楚？那些将大段文字放进PPT里的人，是不是本身就没打算让人看完？那些用错乱的逻辑示意图(比如我前面的文章《一只蝴蝶引发的讨论》)的人，是不是本身就没打算让人看懂？如果是这样的话，那我倒想问一句：你做这份PPT、办这场演讲的终极目的是什么？一份连自己都感动不了的PPT能感动观众、引起共鸣？

看过我前面文章的也许知道，在转行入场PPT之前的多年里我一直在国际贸易行业。但少有人知道的是，从大学时代至今，我也有幸做过活动策划、PPT设计和演讲，频次还不少。因此，对这个话题，我还是有些许发言权的。

跳出屏幕思考演示

当接到演示设计任务时，我们首先需要想到的不仅仅是设计PPT内容，而是这些内容将在什么场合、以什么方式播放、听众又有哪些人、演示需要多长时间，屏幕材料、宽高比，等等。因为这些都会限制PPT的内容。职业演示设计师必须把这些屏幕之外的因素考虑进去，才能够通盘谋划、全面考虑，使设计的PPT更加符合演示要求，达到最好的效果。

举个例子，如果你多次看小米的新品发布会，就会发现，它经常宣布某款产品使用了什么黑科技新材料等等。对于这些黑科技新材料，如果观众是科研人士，那么雷军讲述它的工作原理，细到从电路图到工艺示意图等等，观众能够听得入神、明白，兴许对自己做科研还会有所启发；但如果观众不仅仅是科研人士，还有普通消费者，那么雷军就不能这样事无巨细地讲，只需以浅显易懂的方式把黑科技新材料的工作原理讲明白即可，至于这种浅显易懂的方式是选择图示、图表、拟物，还是其它与黑科技新材料看起来毫无相关的形状，都不重要了。

针对不同的观众，设计的PPT内容大有不同。从政府部门评比到企业部门内部评优，从毕业答辩到商业计划，观众千差万别，所感兴趣的内容、所关注的焦点也各有不同。因此，做PPT设计绝不可能千篇一律、模板随手一套。

对于这种需求差异，我在我工作室官网上的合作流程中首先就写道：彼此沟通，增进了解，更好找到合作交集；问卷填写，简洁明了，方便理解客户需求。

以故事流的形式组织内容

在前面文章《我们为什么要用PPT》里，我提到【演示】的英文presentation，从其含义中可以看出，演讲演示就是一场表演(act或show)。再说的直白点，演讲演示就是讲述一个“故事”，而且必须是一个打动人心、令人难忘的“故事”。

既然如此，我们的PPT内容应该是有一条逻辑主线，串起“故事”中的每一个片段。然而，很遗憾的是，目前的PPT软件并不是这样。之前的文章也提到，一张张幻灯片的切换，大多数都是：前后两张幻灯片之间毫无联系，PPT就像一个把故事碎片化之后呈现的每一块碎片，你作为观众时，必须在幻灯片切换的同时，大脑高速思考：这跟前一页的内容是什么关系？

甚至很有可能，前一页的背景是灰黑色的，后一页的背景立马变成白色，这不仅仅出现在投影机放映上，也出现在一些发布会上。别问我为什么知道，因为我观看发布会时不仅仅是看其讲述什么内容，更关注其PPT设计有什么亮点或吐槽点。你说，这有什么要紧？但如果你坐在前排体验一下，你就会发现，屏幕一下子变得非常亮眼，不，准确地说，应该是刺眼。不仅刺眼，而且在观众的角度来看，演讲者已经成“黑”的了，屏幕信息与演讲者人像无法在照片中兼得。

(图片来自网络，版权归原作者所有)

这就是PPT的痛点。但这也是职业演示设计师需要直面并解决的地方。

举一纲而万目张。我们必须在做演示设计之前，就收集信息，组织顺序，架好演示内容梁柱；咬文嚼字，创意策划，更好体现文字魅力。这对于做好PPT设计非常重要。

因为你会发现，自从有了PPT以后，许多商界人士不再撰写文件了。他们只是在编写演示文稿，纲目还没立起来，就着手填充具体、设计结果了，这些文稿只是些没有细节、缺乏支持的概要。许多人不喜欢撰写详尽文件所付出的脑力劳动。他们设计PPT的顺序大致是这样的：

但比起一开始就动手设计PPT，纯文字的策划文案文稿更能够厘清“故事”的顺序，也就是能够把“故事”以“流”的形式组织起来。当这些做好后，我们设计PPT内容时就能够尽可能地使用一些转场动画将相邻两页幻灯片无缝衔接起来，甚至让观众察觉不到页面的切换，进而实现“一镜到底”的效果，这样就避免了故事碎片化给观众带来的阅读压力。

既看视觉效果，更体现逻辑谨严的PPT设计

有了故事流的文字内容之后，我们就可以着手去搜寻相关素材进行PPT设计了。

素材的搜寻，包括图片、图标、音频、视频、动图等等。这些素材要搜寻起来，对于非职业演示设计师来说并不容易。因为大多数人搜索到的素材，要么不够高清，要么带水印，拿着这样素材做的PPT去演示，给人的感觉就是很不专业。

顺便多说一句，素材也并非搜到就可以拿来使用，如果不注意素材的版权，那么发生一场演讲带来一封律师函是很有可能的事。对于职业演示设计师来说，必须也必然会去注意这点。

但相比素材，我认为在设计过程中，更需要注意的是，故事中观点的逻辑关系必须能够得到清楚的展示。

说到逻辑，很多人可能并不在意。他们说不清楚这些内容/数据之间到底存在什么关系，自然也不懂得使用合适的图表或排版来体现这种关系了。

有的逻辑图表内部的元素，要么不是相互独立，要么没有完全穷尽，这种情况下，逻辑思维感知力强的观众就会感到困惑：这C到底是属于A还是属于B？

有的逻辑图表本该用饼图或环形图，结果用的却是流程图，这完全无法表达出想要表达的观点。比如这样的：

有的甚至企图以各种复杂图表来蒙混过关，让观众丈二和尚摸不着头脑，以此掩饰自己对PPT设计的不专业，和对演讲敷衍了事的态度。

所以，你看，对于非职业演示设计师来说，想要寻找逻辑关系也并不是那么容易。大多数人都不愿意做烧脑的工作，因为这的确是苦差事，也是需要创意的工作。

除了逻辑关系之外，每页PPT只能表达一个观点，这才符合PowerPoinT的原意Power Point(有力的观点)。但很多人的PPT，愣是将观点淹没在了一大堆文字中，或者根本没有提炼观点，要么观点多个，让人无从分辨这一页到底要说明啥结论/问题。

事不避难改稿，协助播放

PPT内容设计，经过职业演示设计师的设计后，大多第一稿就能获得客户一个良好的印象，但并不全是一稿就通过，改稿也是常有的事。这也非常考验设计师的耐心和变通能力，毕竟客户需求并非一成不变，演讲的各种因素的变动都有可能带来PPT内容设计的变动。

从布局、排版，到故事流的重新规划，从图片细节的调整，到每一个动画的播放，都是可能要修改完善的地方。这些修改，更加考验设计师的创意与变通能力。很多时候，设计的页面优美，但客户的一个要求可能就要将页面推倒重来，这是一个需要不断更新、迭代，也是打破自己重塑自己的过程。

在演示播放阶段，有时甚至还需要设计师在场协助，因为有可能会遇到演示时间临时有变化，需要压缩演示内容，这就需要设计师临时删改PPT，这些都非常考验设计师的临场应变能力。

大型的演示现场甚至需要多台电脑作为备份，以便遇到突发情况时，能够快速无缝切换信号，使演示能够平安无虞地继续下去。

定制设计PPT，其实并不简单

很多人只看到了表面一页看起来简单的PPT内容，但要高效做好它，却并不容易。职业演示设计师通常都会在Powerpoint软件上安装数量不等的插件，具体的数量从一两个到十几二十个都有，插件功能从效率到动画、从逻辑到创意都有，这些插件能够帮助设计师高效地完成一些任务，当然前提是必须先熟练这些插件。有插件加持的Powerpoint软件有数百个功能了，掌握并熟练应用这些功能，对设计师来说，是一个很大的挑战。

此外，从接到设计任务开始，到演示播放，通常能够给予设计师的设计时间非常短，而PPT又是一个很需要时间打磨的活儿。一个好的PPT内容，一场优秀的演讲演示，需要缜密的叙事、严谨的逻辑、可信的内容、精彩的表达，而作为职业设计师，更需要积累丰富的设计经验、大量的行业阅历、强大的综合素质、深刻的观众洞察能力、谦卑的换位思考能力以及敏锐的融会贯通能力。

除了这些，职业演示设计师还要考虑哪些内容设计需要在演讲演示后提供给媒体的，而给媒体的设计图，未必跟PPT宽高一致，这些都需要提前设计准备好。另外，又比如面对一些评奖评优的汇报，需要将PPT大纲打印出来给评委，而打印的未必与在电子设备上播放的完全一致，这是因为显示材料的差异会带来背景明暗的差异，如果一成不变地打印出来，很可能在纸质上是看不清楚的。诸如此类的各种情况，都需要设计师提前考虑周全，提前做好准备。