摘要：做外贸业务，每天除了开发国外客户之外，还有一个非常重要的事情就是跟进和转化询盘。询盘跟进和转化能力是外面业务员非常重要的一个基本技能，今天就来给大家分享一下如何高效回复外贸询盘，建议点赞收藏备用。

做外贸业务，每天除了开发国外客户之外，还有一个非常重要的事情就是跟进和转化询盘。询盘跟进和转化能力是外面业务员非常重要的一个基本技能，今天就来给大家分享一下如何高效回复外贸询盘，建议点赞收藏备用。

往期回顾：外贸客户开发方法大全（外贸流程篇1）

一个优秀的外贸业务，收到询盘之后，一般都不会马上回复，而是会根据以往的经验，先判断下询盘的质量和类型，然后再给出不同的询盘回复，以我个人的经验，询盘大概可以分为以下4大类。

1.需求明确的A类优质询盘

询盘特点：首先有称呼——这是比较仔细且有礼貌的客人，会加上收信人的称呼。其次会明确告诉你对什么产品感兴趣，要求你报价，可能会具体到数量、规格、包装、产地、质量标准、交货时间、提供相关证书、到货港口等，代表他是有诚意来买东西的。最后简单介绍他们公司背景——表示他有心引起你的兴趣，愿意多让你知道他一点。

买家分析：发送这类询盘的买家，采购意向一定是非常明确且强烈的；对产品、行业了解，他们对供应商的要求一定是专业的；对价格敏感，同时也注重产品的品质；所以在回复询盘时，要处处体现你的专业及对产品的了解。

2.有产品需求的B类优质询盘

询盘特点：明确告诉你对什么产品感兴趣，要求你报价，除此之外没有其他信息了。

买家分析：只对自己要什么产品明确，往往是对市场探求、了解行情的阶段，如果是经销商，他一定还没有拿到他的客户的订单。这类买家需要你去引导，设好选择题，让他选择，不要等着买家告诉你他要什么。相信这条询盘他也是发给了N家供应商，那么这又是考验你响应速度的时候，越先到达对方的回盘，越是占尽商机。

3.比较简单的C类询盘

询盘特点：只告诉你，我对你的产品有兴趣，请给我发报价单，与B类询盘类似，但是在采购的方向上更加模糊。

买家分析：通常是当地的经销商，甚至没有特定行业，什么赚钱就贩卖什么。这类买家需要你的推荐，转而推荐给他的客户。由于不专业，在产品的介绍上你需要更加贴心。

4.其他D级询盘

询盘特点：上来就要样品或邀请函、投资信息等，对产品和自己的公司只字不提。

买家分析：不是真正的买家的可能性较大。可尝试回复一次，如果对方不提产品，一心只要邀请函或样品，基本可以放弃，不要浪费时间在这样的询盘上了。

最后，这个只是对询盘进行一个大致的分类，具体的客户还是得看客户的具体情况，不同的平台获取到到的询盘，分析和回复的策略肯定也是要有相应的变化，这个就需要经验积累，反正平时可以有意识的多去做这些事情，时间长了自然而然的就会熟练了，对客户的分析和判断能力都会慢慢增减。

一个优质的客户的标准是什么，是需求+购买力+决策权。所以我们如果在进行初步的客户回复之后，如果想要更加深入去跟进转化客户的话，最好是要做一下客户背景调查。下面就来分享一下我个人常用的几个客户背景调查的方法，大家尅自己参考一下。

1.弄清楚询盘的出处

这里，我们所说的出处有两个含义。一个是询盘来自哪个宣传渠道，另一个是询盘来自哪个国家。平时对自己的客户开发渠道一定要有一定的管理，要不然客户从哪里来的你也不知道，这个回复起来就比较盲目了，推荐大家自己可以搞一个表格记录一下。

每个渠道的询盘都有自己的特点，例如WhatsApp营销来的客户，客户粘性比较高，跟进起来会简单一些，成交率也会更高一些。所以，我们接到询盘的时候，可以先看下是那个国家的询盘，例如WhatsApp看区号一般就可以识别。

2.查找客户的网站

客户的询盘大部分有公司名称，我们要做的是找到客户的官方网站，了解客户的各种信息。查找客户网站最常用的方法肯定就是google了，输入客户的公司名字，大概率在谷歌上都是可以找到客户逇官网的。找到客户官网之后，我们主要可以看一下两块的信息。

①客户的发展历程，经营模式，主要产品，主要市场等等

②客户公司规模

3. 调查公司的性质

客户是中间商还是终端客户这个对于我们来说还是非常重要的，因为中间商跟终端客户的报价策略肯定是会有区别的，这里毕竟推荐大家用海关数据来分析，分享我个人使用的海关数据给大家：hg.smtso.com/?i=B33C6A 通过海关数据还可以调查客户近些年的采购记录，判断客户的采购产品、采购规模和公司实力，

终端客户是生产什么产品，我们的产品在他的产品中起到了什么样的作用，之前是不是做过类似的客户，对方有没有对我们的产品做出过反馈？终端客户还会比较在意供货的稳定性，强调包装。

中间商就简单了，第一，让我赚多少，第二，别给我惹麻烦，第三，别抢我客户，我的出发点是，跟他站在一起，经常说我们一起做市场，我们一起赚钱，遇到麻烦就问，你指点一下吧，我来做工作，我们一定拿下……

4.搜索客户SNS

SNS是我们分析客户的重要手段，所以，从一开始就要去寻找客户的SNS。搜索的方法比较傻瓜，搜索邮箱，姓名加国家，公司名称，电话号码等等，反正有的信息都拿来搜一遍。

尤其是linkedin，稍微大点的公司可能都有注册，公司有多少员工，员工的职位都会清清楚楚。如果真的能够找到给你发邮件的那个人，他的所有信息就可以一览无余了，

Facebook可以看到个人的各种信息，动态，爱好，习惯，linkedin可以看到他的教育经历，职场经历，甚至志愿者活动之类，然后怎么做就比较清楚了吧，肯定是加他，Facebook的 essenger是我们跟他取得及时联系的优质渠道。

SNS分析客户可以让客户立体化，大部分时候觉得客户难以把握就是因为客户对于我们只是一个概念，不立体，解决这个问题的重要手段就是SNS。

通过背景调查看到对方是做为主营产品，分析，会有两种情况：

①替代原有供应商，做原有款式；

②增加新的供应商，这个时候往往需要的似乎新款，因为老款，客户很少会冒风险更换供应商。

总结的话，尽量去获取答案，如果获取不到，肯定是推新款，顺便提及老款，当然还是要把背景调查的资料用起来，例如，对当地市场的了解，对客户竞争对手的了解，对新产品未来的一些预期，我们的营销能力，等等。

我们经过了询盘分析和客户背景调查之后，下面最重要的一个事情就是客户询盘的回复了，下面分享我个人常用的方法，从时间、主题、格式和报价4个方面来给大家分析。

1.询盘回复时间

大家通常回复询盘的时间是：

A. 12小时内回复 B. 24小时内回复 C. 48小时内回复 D. 2小时内回复

在以上的所有选项中，无疑D项是相对来说最好的，但这需要业务非常熟练，对产品价格及贸易细节都非常熟悉才能达到，否则抢了时间可能影响了自己的专业度，效果不一定最好。但咱们业务员中很多一部分还达不到这个水平，所以建议在业务熟练之前，先量力而行，避免因为抢时间反而暴露的自己劣势。第一次回复的买家印象非常重要，所以要留意。

然后我们再说其次，最好是24小时内，根据对方上班时间回复。超过了这个时间段，会被买家认为专业度不够，效率低，吃印象分的亏。

如果是比较复杂的产品，中间需要其他部门配合的话，也要控制在48小时内。

因此，以上的几个时间点，相对来说，都是越早越好。但注意3个细节：首先 不能影响专业度，其次注意对方上班时间，最后尽量不要超过48小时。

几种回复方式的原因：

首先，马上回复对方，是这个时间对方可能还在线上，特别是那些刚上班就发询盘的，会为自己争取好很好的先机。

其次如果时差很大，黑白颠倒。不想这么折腾的话，就是第二种，24小时内回复，同时，在接近对方上班时间的半小时之前。可以好好利用定时发送的功能，大多数邮箱都有这个功能的，定时的时候看好时区。这是因为，多数邮箱的规则，包括邮件客户端的规则，邮件是先收时间早的，晚收时间晚的，一般来说，上班时间半小时前发的邮件会出现在客户邮箱的第一屏，不用翻页就能看见，这就是抓这个时间点的原因。

最后，48小时内回复，这是一个有效率的供应商应该具备的素质，是大多数采购商可以接受的最晚期限。

2.回复主题

一封回复的邮件，从主题到内容，就这么一小块空间，所以把每个细节做到极致，就显得非常重要，我们今天要讲的，就是这些事情。翻翻你邮箱就发现，你经常会收到大批主题非常相似的邮件，特别是阿里巴巴的平台上面来的询盘。

标题分为回复报价和写开发信两种情况。

写开发信把客户最可能关注的信息放到标题中即可，切忌广告味道太浓，会让买家以为是普通的推销邮件。例如，查看过客户资料，客户是主营木工类工具的，那么在开发信的主题中，不妨直接说通过XX认证的木工工具供应商等。

开发信属于广告的一种，但我们要做有价值的广告。有针对性的，让客户看了不反感的，你说大让利呀大促销呀，而没有具体产品信息，可能效果就不好。也可以直接写上价格区间等内容，这些都是买家最关注的。因此，建议在开发信标题中采用的元素有：产品名称，价格，认证，企业认证，创新产品特点等这几项，不必都包括，有两到三项即可。

做为行业采购商，他们是最关注市场行情的，如果你主动提供对他们有利的信息，他们是求之不得，所以他们拒绝的不是开发信，是发邮件的方式。例如，中国供应商XX产品6月份最新报价，如果对方是负责采购的，那一定会有兴趣看，即使没单他也乐意看，这类的名称，如果对方没兴趣只能说明发错了人。

专业的标题能让买家对你首先建立认可。

写价格是不错的钩子之一。会有同学有疑问，如果我标题中写价格，那价格没优势是不是反而会吃亏?价格大多数时候都不是决定客户意向的理由，但价格往往能吸引客户阅读。写价格是一种策略，但没必要一定写便宜的价格，写产品合适的价格就可以。

另外还有特色类的，例如“愤怒的小鸟”图案T恤，这样就把卖点亮化了。

如果是欧美的客户，那认证是很精准的标识，但如果是中东，非洲这样的市场，那价格可能更好一点。

不过，咱们强调过，法无定法，没有什么方法一定行，也没有什么方法一定不行，只是一个相对的概念，如何做到更好一点。

总的几个原则：首先避免与同行主题雷同，其次避免让客户不明所以，然后突出主题，体现个性，最后注意语气，避免让客户反感。

3.格式（内容格式、排版格式）

内容格式是指你写信前心里要有框架，这封邮件我最重要的是跟客户沟通什么，其次是什么，各自的篇幅占多少。我见过有的回复开头先来两大段公司介绍，这样就是反例。

一般来讲，内容上，先给答案，再做引导和提问，如果需要公司介绍，控制在三句话内。第一次回复，除了回答客户问题外，引导话题和问题最好不要超过五个，先提炼最中心的，容易引出客户意向的。

在内容框架上，有很多都是看一遍客户的询盘马上就回，一，没做分析，咱们之前的课程讲的内容，二，没安排邮件构架，主次不分，表述不明。

大家以后避免看一遍询盘就回，除非你非常熟练了，我的建议是再简单的询盘，看三遍再回。回复询盘前，一定要找出，或者确定至少一个核心内容，再去撰写邮件。就像咱们上次课中讲的，如何从简单询盘中挖掘价值点。

以下几点元素是习惯性考虑的内容：称呼，问候语，正文，结束语，签名。

在正文一项，特别注意客户有在询盘里提出问题和需求的内容，这些问题都要给出解答或回应，回应是指无法正面直接给出答案的。

第一次回复如果对方没有主动提及了解公司资质的意向，忌大量公司介绍信息。正确的做法是，用三句话介绍清楚公司的业务和优势。

再说排版格式，在字体选择，颜色设置上，都要留个心眼。避免你的字体颜色太亮，或太浅，影响客户体验，如果是彩色的话，注意频率，不可过高，尽量不超过三种，还要注意不同国家的颜色喜好，特别是民族特征比较明显的。

方法并不是唯一的，但这节课最重要的是让大家意识到回复询盘的时候应该考虑到哪些纬度。

4.报价（报价思路）

现在你们中的大多数目前的阶段是把这个问题看得太简单，你问我报，价格老板经理算好了，填好回复OK了。所以这里提醒，把现在简单的做法复杂化。

买家的身份目的都不一样，通过我们之前课程的买家背景挖掘，意向分析等，我们可以尝试去推测一个买家的喜好和特点，在这个基础上再去推荐产品和报价，这才叫有针对性的。例如你想买个代步的自行车，我给你推荐3万一辆的专业自行车，肯定行不通的。

是否拿到询价就报呢?

报价与否取决于对客户最终判断。

如果在询盘中，我们已经了解到客户是寻求合作意向的，那可以先引导为主，报价非必要内容。询价，不一定代表客户现在的问题就是价格，或者他连想要什么东西都不清楚，拿到询盘要先分析客户的真实需求点在哪里，这点非常重要。让你了解到产品选择范围后，你的问题就会更具体，也就更接近购买原真实意图。

如果客户有大概的方向，但还未明确具体产品，可以对系列做整体介绍，特别是关键的区别点，在价格，性能，产品参数等问题上，但做这些的时候你的目的要清楚，就是要挖客户的需求点，帮助他筛选他想要的东西。可以给出推荐实例产品报价，不管你要不要，我先报一个卖的好的，或能代表我们公司产品的，在这个基础上，买家更容易提出自己的具体想法。

总之是先帮客户做筛选，确定他想要的大概产品模型，再来做报价。如果客户询价内容专业具体，那较好的做法就是直接给出有竞争力的价格，正面，直接。

报价还需要考虑以下因素：买家国家地区，买家类型特点，对方市场特点，竞争热度，产品独有优势等。

另外还有些报高还是报低的细节，例如，买家规模大，订单量大，这样的买家低报价优先考虑，而在询盘中强调产品功能质量细节的，还有自己产品是独特优势，创新等，可以适当高一点。

独特优势一般是少部分商家有的，大部分商家这个方面都不突出。但更多的是要靠自己去发掘出来。因为有硬性的软性的两种，硬性的例如认证，专利，品牌等，软性的例如交货期，服务态度，售后服务体系等。例如小工厂，实力差，但是灵活，重视客户的需求，能及时调整产品满足客户需求等。

来源：外贸原力一点号