摘要：答案，藏在那些看似普通的电子文件格式背后。本文将从工程档案管理的核心要求出发，深入解析常见的电子文件格式，分析其特性与应用要点，为您揭示如何在实用性与前瞻性之间取得平衡，确保电子档案的长期价值与高效利用。
您是否曾思考过：为什么有的电子文件多年后仍能精准检索、高效利用，而有的却变成“打不开的乱码”？
答案，藏在那些看似普通的电子文件格式背后。本文将从工程档案管理的核心要求出发，深入解析常见的电子文件格式，分析其特性与应用要点，为您揭示如何在实用性与前瞻性之间取得平衡，确保电子档案的长期价值与高效利用。
“概念认知
在档案领域，为保障电子文件长期可读、可解析、可理解，其归档格式应满足以下核心要求：
★ 成熟开放：标准公开、广泛应用、技术稳定
★ 自包含：文件呈现不依赖于外部对象或链接
★ 显示稳定：呈现效果不因软硬件变化而变化
★ 利于存储：格式紧凑、数据结构合理且高效
★ 内容固化：文件内容不易被无意修改或篡改
在工程档案领域，常见的电子文件归档格式有PDF/A、JPG等。
随着工程电子档案在“赋能建管”与“数据结构化”方面不断深入，一些与电子文件格式相关的新理念逐渐进入研究与应用视野：
呈现内容相同、文件格式一致，但数据结构化程度不同例如：同为PDF/A文件，原生件（常称“原生电子文件”）保留文本、字体和图形等向量信息，包含基础的文档结构标签，便于文本检索和选择。而扫描件（常称“数字复制件”）仅含图像数据，所有文本和结构信息完全丢失。后者虽可借助OCR或AI等技术识别并重建语义，但这一过程不仅耗费资源，其识别结果的正确性与可靠性也难以保障。
兼具“结构化数据”“数据格式”与“文件格式”特征例如：XML是典型的“层级”“树状”结构化数据，主要语法规则为值，文件头通常声明为，扩展名为“.xml”，可使用文本编辑器或网页浏览器打开。
CSV则是典型的“二维表格”结构化数据，以英文逗号“,”分隔同行列数据，每行表示一条记录，扩展名为“.csv”，可用文本编辑器或表格软件（如Excel、WPS）打开。
归档需兼顾原始格式与“精简”格式例如：三维模型在归档时，既要保留原始格式（如RVT、DGN），也要转换为标准化格式（如IFC、STEP）或轻量化可视化格式（如PDF/E），还要配套一系列管理程序和内容说明文件。
航拍数据在归档时，既要保存原始数据（如逐帧JPG图像），也要归档其生成的轻量化可视模型。
新时代国产归档格式OFDOFD（Open Fixed layout Document）是国家标准的版式文档格式，通俗称为“国产PDF”， 其特点是基于XML的开放性与结构性，所有元素与样式均以结构化的数据明文描述，利于机器自动解析与语义提取。相比之下，PDF的内部结构相对复杂，虽然其规范是开放的，但直接从中提取和解析数据的难度通常高于OFD。
总而言之，电子文件格式本质上是一套既定的编码规则，用于实现信息的存储、传递、解析与呈现，并保障这些环节中的一致性与可读性。
在工程电子档案的语境下，电子文件格式的应用不仅需要立足于以往归档要求，还应在实用性与前瞻性之间取得平衡，从而实现电子档案在工程建设全生命周期中的高效管理与智能应用。
“一般电子文件
工程业务操作层面最直接、最常见的数字信息载体，主要服务于日常业务的记录、制作与查阅，以直观呈现和人类可读为核心目标。
文本类以文字、数字、符号、形状为主体，表现语言信息、数据关系、逻辑结构和工程制图等内容的“页面型”文件。
★ 原生电子文件
通过信息系统直接生成，经电子签名后具有独立完整的凭证效力，原始载体为电子。
★ 数字复制件
原始载体为纸质，通过扫描设备对纸质原件进行数字化转换生成。
★ CAD工程图纸
基于工程文件特性，施工图、竣工图等由专业设计软件（如AutoCAD）生成的二维CAD工程图纸。
真实表现工程物理实景的静态视觉影像文件，主要用于记录施工过程、现场状况、关键节点与隐蔽工程。
表现物理实景或虚拟空间的动态视觉影像文件，能够连续、生动地记录复杂的施工工艺、关键工序演练或工程全貌。
除上述类别外，工程领域还存在如三维模型等特殊类型的电子文件。
“结构化数据集
并非为人工直接阅览而设计，而是伴随工程建设与文件管理活动，由各类软件系统自动采集、生成与交换的数据集合。其核心价值在于语义上的直接与精简。这种内在的结构化特性，是驱动数据自动流转、系统融合与智能分析的根本驱动力量。
示例1★ 《钢筋连接检验批质量验收记录》原生电子文件示例
★ “原生电子文件”XML数据集 示例
示例2★ “进场材料信息”CSV数据集说明
★ “进场材料信息”CSV数据集示例
“核心要点
为保障电子档案长期真实、完整、可用与安全，电子文件归档格式应满足成熟开放、自包含、显示稳定、利于存储及内容固化等核心要求，确保文件可长期读取、解析并防止篡改，从而维护其凭证效力和保存价值。在工程档案中，文本类文件占绝对主体（占比90%以上），因此归档格式以PDF/A、OFD、等版式文件为主。目前PDF/A在实际应用中最具通用性，是工程电子文件归档中最主要和常见的格式。“同貌不同构”，即便文件格式相同（如均为PDF/A），其底层数据结构化程度也可能存在显著差异。应积极倡导从源头生成原生电子文件，以保留文本、结构等关键信息，从根本上保障数据质量与后续利用效率。“结构化数据赋能”，XML、CSV等结构化数据集，兼具数据内涵与文件外壳，具有机器可读、语义明确的特征，是实现系统间自动交换、数据深度融合与智能分析应用的关键驱动力量。《微柏数智说》是Weepal 微柏软件®特别推出的行业研究栏目，理论解析、趋势洞察，持续关注系列文章，一同解锁更多行业精彩！
在实际的工程档案管理工作中，您是否遇到过电子文件格式问题带来的困扰？或者对于文中提到的各种电子文件格式，您有哪些独特的见解和实际应用经验？又或者，您希望进一步了解电子文件格式在工程电子档案领域的哪些前沿应用和发展趋势？
欢迎在评论区分享您的经验和见解！
本文仅代表作者观点，不代表平台立场
作者 | 卢贵英
编辑 | 梁玮滢
统筹 | 梁婷儒
排版 | 梁婷儒
来源：微柏软件