摘要：合适的文档工具能够将复杂任务转化为高效流程。它们不仅能帮助你在几分钟内搭建文档门户、撰写内容，还能在工作中提供有价值的洞察。

合适的文档工具能够将复杂任务转化为高效流程。它们不仅能帮助你在几分钟内搭建文档门户、撰写内容，还能在工作中提供有价值的洞察。

市面上的文档工具数不胜数，但真正高效的并不多。本指南聚焦于精选的实用工具，帮助你快速找到适合的解决方案。2025年值得关注的文档工具大致包括：

面向开发者的工具或零代码 DIY 方案

SaaS 服务与高性价比产品

辅助内容创作与视觉呈现的工具

作为深度使用者，我在日常工作中高频使用其中的大部分工具，它们在简化流程和提升效率方面确实表现出色。现在，就一同开启我的“工具箱”吧！

什么是文档？

文档是对信息的记录，通常以书面、视觉或数字形式呈现。它既可以记录日常活动、重要事项和进展情况，也可以记录问题解决过程。

所谓“工具”，指的是任何能够让任务更简单或更高效的物品。文档工具亦是如此，它们让文档的创建和管理变得更加轻松。

为什么选择在线文档工具？

在过去，我们更多依赖纸笔记录，这并无不妥。但在互联网时代，在线文档工具无疑是创建、管理、共享与协作的最佳方式。

优秀的文档工具通常具备以下优势：

易于使用：大多数文档工具都非常容易上手使用，通常无需编程知识。如 Baklib 三步快速创建知识库站点，简单好用易于上手。

提高生产力和效率：使用预制模板或基础系统（例如现成的文档网站模板），您可以更快地实施文档系统，而且大多数文档工具还提供CMS（内容管理系统）功能，让您可以快速发布内容。

降低成本：从头开始创建而不是使用市场上现有的解决方案总是会更昂贵。构建文档系统需要时间，并且需要昂贵的开发人员，而使用预制模板和软件可以避免这些成本。

提高质量和数量：像Google Docs和FastStone Capture这样的工具有助于写作和创建视觉内容，此外，AI现在也是一个非常可行的研究工具。这使您可以在相同或更短的时间内产出更高质量的内容。

协作和改善沟通：例如，Google Docs允许您与团队成员协作，在内容上线前完善文案。

一致性和准确性：使用模板可以保持整个文档的格式和风格一致。像Grammarly这样的工具有助于保持一致的写作风格并产出无错误的文章。

文档工具应具备的基本功能

在选择文档工具时，请确保它具备以下核心功能：

富文本编辑器：支持格式化文本、添加图像/视频、创建表格等。

协作功能：允许多人同时编辑，支持评论和版本历史。

搜索功能：帮助用户快速找到内容，获得搜索洞察和用户反馈。

自动化和集成：支持自动化操作，如月度报告生成或将用户反馈自动发送给编辑。

导入导出：便于迁移或切换文档平台，以及扩展系统。

安全性和备份：确保文档安全，防止意外丢失、数据损坏或未经授权的访问。

推荐文档工具详情

1.Baklib AI 驱动的知识管理和数字内容体验云平台

Baklib 是新一代 AI 知识库与数字体验管理平台，托管超过 1000 家企业网站和在线文档。其流行源于灵活性和开源主题生态系统，使用户能够根据多样需求定制网站、在线文档和知识库系统。

作为新一代 数字内容体验云平台，Baklib 提供 All in Content 的企业级解决方案，助力企业实现一站式数字内容管理与多场景数字体验构建。

目前，Baklib 已为 1000+ 企业托管官网与在线文档。其受欢迎的原因在于灵活的架构设计与强大的定制能力。

三层架构：

资源库：集中化管理企业资料

知识库：支持多语言、多部门的协作知识体系

体验库：满足多场景数字体验搭建

无论是跨国多语言站点建设、内部/外部知识库搭建、客户帮助中心，还是产品手册管理，都可在 Baklib 平台上一体化完成。

主要特点：

强大的内容编辑能力，支持一键导入、导出，以及富文本和 Markdown格式编辑。

开源的主题模板能力，方便企业高度定制化开发千站千面的前端界面。

内置GEO/SEO优化工具，助力内容优化。

内置 AI 私有知识库功能，包括 AI 自动化标签、AI 智能搜索和多轮会话。

2. HeroThemes知识库

HeroThemes 是一款基于流行的 WordPress CMS 的开源文档工具。它提供了创建内部或外部文档所需的所有功能，包括客户支持文档、开发文档、公司政策文档和用户指南等——无需编写一行代码。

HeroThemes 是一款功能强大的工具，它能很好地与 WordPress 功能结合，打造出一套媲美 SaaS 文档工具的系统，且无需高昂成本。

例如，要创建指南，您可以使用 HeroThemes 区块编辑器。WordPress 还添加了专属区块，方便您轻松插入目录、常见问题、文件标注和重要说明等内容。

以下是其部分强大功能：

实时 AJAX 搜索，支持动态建议。

通过分类和标签组织文章。

内置分析功能，可跟踪搜索、浏览量、文章效果以及转接至实时支持渠道的情况。

内置基于您文档训练的 OpenAI 聊天机器人。

自定义选项，让文档站点完全符合您的品牌风格。

支持所有 WordPress 功能，可通过数千种插件扩展文档功能。

无限用户、文章、分类等，彻底摆脱 SaaS 文档工具常见的各种限制。

高度灵活，Baklib 知识库包含大量内置功能，助您轻松配置文档。

完整数据所有权，所有数据始终 100% 存储在您自己的服务器上。

开源，基于 WordPress 和 Baklib 的开放生态构建。

缺点

如果您因某些原因不想使用 WordPress，需要注意的是，HeroThemes 知识库仅支持 WordPress 平台。

定价

WordPress 知识库的起售价为49 美元，适用于单站点，并提供一年的支持和更新服务。 购买后，您可以永久使用该软件，无需额外付费，但一年后需续订许可证才能继续获得支持和更新。

3. FastStone Capture

有些概念通过图像或视频比单纯阅读更容易理解。截图和视频能显著提升教程的清晰度，尤其适用于产品或软件文档场景。

FastStone Capture 是内容创作者和编辑人员的必备工具。事实上，本文配图正是使用该工具制作。

它不仅能捕捉屏幕画面，还支持录屏功能。相比浏览器自带的截图插件，其功能更专业且操作流畅。

如果你熟悉 Figma 或 Photoshop 等设计工具，一定会欣赏 FastStone Capture 提供的灵活编辑体验。

FastStone Capture 核心功能：

直观的屏幕捕捉与视频录制功能

内置标注工具，可快速添加文本/图形/箭头/高亮，或模糊敏感信息

简易视频剪辑功能，支持片段裁剪与转场效果添加

高级功能如使用光学字符识别(OCR)从图片中提取文字。

定价：

只需19.95美元即可获得FastStone Capture的终身授权。

这是一个很棒的文档工具，只是希望它能像Figma那样支持SVG文件格式和SVG编辑功能。

4. GitHub Wiki

GitHub为项目文档创建提供了内置选项。

这对开发者来说很合理，因为所需信息就在项目旁边，无需浏览外部网站。

GitHub Wiki核心功能：

自动为每个代码库提供，设置和使用非常简单

支持Markdown标记语言来创建和格式化文档

其他实用功能包括版本控制、多语言支持等

5. Whale

Whale 是一款前沿的文档和培训工具，旨在通过集中管理所有流程、标准操作程序（SOP）和操作手册，帮助团队更快地协调一致。 大多数企业主及其团队都清楚，记录并共享公司流程对于培训并协调他们的团队。但他们往往没有做到。

因为这实在太耗费时间了。

Whale 能解决这个问题！通过 AI 驱动的方法，真正加速文档创建流程。

其 AI 驱动的功能和自动化工作流，可帮助您集中管理所有流程、标准操作程序（SOP）、操作手册等，从而快速完成员工入职、培训，并为团队成功奠定基础。

Whale 的核心功能：

AI 写作助手：精心设计的 AI 写作工具，可在几分钟内生成实用的 SOP 和培训材料。

自动化培训流程：专注于打造持久的学习体验。通过触发器、操作、延迟和重复动作，为团队中的每个角色定制独特的学习路径。

集成能力：支持与 Slack、Google Drive、HubSpot 及其他关键软件集成。

步骤记录器：通过捕捉点击、键盘输入和导航路径，简化分步指南的创建过程。

最易用的平台：即时提升生产力，提供用户友好的界面和强大的模板，满足各种业务需求。

不足：

品牌名称可能会让新员工感到困惑。

Whale 是一款非常独特的垂直领域文档工具，旨在优化内部流程和员工培训方式。

Whale 提供免费试用，足够让您上手体验。高级版（称为 Scale）费用为 99 美元/月，包含 10 个用户席位，每额外增加一个用户需支付 10 美元/月。

6. MkDocs

MkDocs 是一款用于创建在线文档的静态网站生成器。它是一个开源解决方案，除了开发时间外无需任何成本。

对于具备一定编码和开发知识的人来说，这是一个理想的文档工具。即使是像我这样的非程序员，花些时间也能轻松安装并进行一定程度的自定义。

MkDocs创建的默认站点看起来非常基础，但在安装一些主题后就会变得非常美观。而且有很多主题可供选择。

使用MkDocs创建文档的关键特性：

快速、简单的静态网站生成器。尤其适合网页开发者。

通过style.css或自定义的第三方主题（如Material for MkDocs）轻松定制。

使用Markdown语言创建灵活的自定义页面。

通过复制粘贴整个站点或GitHub Pages集成轻松部署。

强大的搜索栏。

如果你想创建自己的自定义文档系统，MkDocs几乎是完美的选择。不过所有内容都需要编码，这可能会让...

7. Google Docs

我们或多或少都使用过 Google Docs，它无疑是文档处理的最佳工具之一。 相比 Microsoft Word 或其他离线文档编辑软件，它的用户体验要友好得多。事实上，我每天超过50%的工作时间都在使用 Google Docs。 凭借其多样的功能，许多用户和企业将其作为基础文档工具。 只需创建一个基于群组的访问权限，就能轻松实现文档管理！只有具有访问权限或特定群组邮箱的用户才能查看您的文档。许多企业的重要文档通常不超过10-15份，因此用 Google Docs 管理文档并不是什么难事。

Google Docs 主要功能：

用户友好的界面，操作灵活

实时协作，与团队共同编辑文档

随时随地访问，只要有网络和浏览器，任何设备都能查看

高级角色和权限管理

一流的版本控制和文档历史记录

轻松集成其他第三方工具和插件

Google Docs 完全免费，这是它最大的优势。

此外还有每月仅需6美元/用户的商业计划，提供定制化安全企业邮箱和每位用户30GB存储空间。

8. Grammarly

市场上有数百种语法改进工具，但Grammarly就是好用。

虽然在语气适配方面并非最佳，但其稳定性让我每天都离不开它。

不像其他工具初试惊艳，但随后各种故障、烦人弹窗、速度问题和功能缺陷总会让我回归Grammarly。

Grammarly核心功能：

语法拼写检查

支持浏览器插件、Word插件、安卓应用等多平台

运用AI技术优化语法并实现抄袭检测

Grammarly提供功能完善的免费版，足以修正常见拼写错误和语法问题，提升写作效率。付费计划起... 起价为每月每成员12美元（按年计费）。 我们已在另一篇指南中评测了包括Grammarly在内的12款最佳技术写作工具，欢迎查阅更多内容。

9. Document360

Document360是一款SaaS文档工具，可帮助您创建内部或对外的知识库。 作为专为文档设计的CMS系统，其SaaS特性让入门变得极其简单——只需注册账号即可通过直观界面开始构建文档。 您可以使用支持Markdown的简易WYSIWYG编辑器创建内容，还能获得团队协作工具和版本控制功能。对终端用户而言，系统提供了设计精良的内容浏览界面，包含实时搜索建议等实用功能。

Document360核心功能亮点：

极简部署：只需注册账号即可立即开始创作内容

全托管服务：Baklib自动处理内容托管与维护，彻底免除更新烦恼

智能增效工具：包含自动审阅提醒、知识库动态通知等提升协作效率的功能

不足之处

价格门槛高：基础付费方案起价199美元/月，且功能受限

扩展成本高：如需增加团队席位或多知识库，需额外付费。例如「初创版」仅含5个团队账号，每新增账号需支付19美元/月

总结

文档工具的选择没有“放之四海而皆准”的答案，关键在于与自身需求相契合。无论是像 Baklib 这样的一站式 AI 数字内容体验平台，还是更轻量的协作与写作工具，都能帮助团队提升效率、降低成本并优化知识管理。希望这份精选清单，能成为你构建高效文档体系的实用指南。

来源：成都探码科技