摘要：麦肯锡全球研究院报告显示，普通员工每周要花费近 20% 的工作时间，仅仅是为了寻找能帮助他们完成工作的相关信息或同事。这浪费了大量本应投入在更有成效任务上的时间。

麦肯锡全球研究院报告显示，普通员工每周要花费近 20% 的工作时间，仅仅是为了寻找能帮助他们完成工作的相关信息或同事。这浪费了大量本应投入在更有成效任务上的时间。

幸运的是，完善的内部文档流程已经成为解决这一问题的有效方式。为此，你需要一个可靠的文档工具。这类软件的设计初衷是简化流程文档的创建，让员工更容易协作、共享信息，并快速找到所需内容。此外，文档完成后，你可以直接发布，同时保留草稿模式以便进一步修改。

1. Baklib

Baklib 是新一代 AI 驱动的知识管理平台和数字内容体验平台，托管超过 1000 家企业网站和在线文档。其流行源于灵活性和开源主题生态系统，使用户能够根据多样需求定制网站、在线文档和知识库系统。

作为新一代数字内容体验云平台，Baklib 提供 All in Content 的企业级解决方案，助力企业实现一站式数字内容管理与多场景数字体验构建。

目前，Baklib 已为 1000+ 企业托管官网与在线文档。其受欢迎的原因在于灵活的架构设计与强大的定制能力。

三层架构：

资源库：集中化管理企业资料

知识库：支持多语言、多部门的协作知识体系

体验库：满足多场景数字体验搭建

无论是跨国多语言站点建设、内部/外部知识库搭建、客户帮助中心，还是产品手册管理，都可在 Baklib 平台上一体化完成。

主要特点：

强大的内容编辑能力，支持一键导入、导出，以及富文本和 Markdown格式编辑。

开源的主题模板能力，方便企业高度定制化开发千站千面的前端界面。

内置GEO/SEO优化工具，助力内容优化。

内置 AI 私有知识库功能，包括 AI 自动化标签、AI 智能搜索和多轮会话。

专业版：12美元/用户/月起

Baklib的配置过程极其简单，客服团队堪称业界标杆。这款工具正在成为我们企业最重要的基础设施之一，目前市面上没有同类产品能与之媲美！

– G2

2. Dropbox Paper

Dropbox Paper 是一个协作式文档编辑与共享平台，支持团队实时协同工作。它提供简洁易用的界面，支持网页端及iOS/Android移动端应用，具备任务管理、评论批注、版本控制等功能，并能与Slack、Trello等常用工具集成。

优势：

实现团队成员便捷的实时协作

提供iOS和Android移动端应用

内置任务管理功能助力项目协调

不足：

缺乏高级文档编辑功能

文档创建流程较竞品存在局限

部分用户对数据安全性存在顾虑

"Dropbox Paper在内容创作与团队协作方面表现出色。这个直观的平台让文档创建和协作变得简单高效，几乎无需准备时间。用户还能根据需求灵活定制文档。"

– G2

3. Document360

Document360是一款基于云端的软件文档工具，帮助团队创建和管理知识库、产品文档及用户指南。其友好的用户界面集成了版本控制、协作工具和数据分析等功能。

优点：

专为软件文档需求设计

提供有价值的内容分析和优化建议

支持品牌自定义，保持统一的品牌形象

缺点：

用户偶尔反馈存在小问题或漏洞

部分企业可能认为定价较高

某些用户认为自定义选项有限

“在线帮助中心减少了等待联系客服的时间，客服人员也能通过内部知识库/帮助中心快速解决客户问题。我认为这对企业非常有用，它大大简化了我的工作流程。”

– TrustRadius

4. Scribe

Scribe 是一款基于云的软件文档工具，帮助团队创建并分享标准操作流程（SOP）、手册和指南。通过简单的点击即可快速生成流程文档。

Scribe 旨在简化文档编写流程，并帮助团队更高效地共享信息。

优点：

价格实惠

文档流程高度简化

注重易用性和简洁性

缺点：

相比竞品，自定义选项较少

集成选择有限

用户偶尔反馈小问题或漏洞

5. Nuclino

Nuclino 是一款基于云端的知识管理平台，帮助团队在统一工作空间中创建、组织和共享信息。它提供直观的用户界面，并具备版本控制、评论和任务管理等功能。Nuclino 内置的实时协同编辑功能允许多名团队成员同时协作处理文档，从而更轻松地推进项目合作与创意共享。

优势：

与 Slack、Trello 和 Zapier 等工具无缝集成

通过内置编辑器实现页面互联，优化知识组织结构

支持自定义选项的友好用户界面

不足：

高级格式设置选项有限

免费版功能受限

部分用户反馈偶现系统卡顿和加载延迟

6. ProProfs

ProProfs 是基于云端的知识管理平台，支持团队创建和共享知识库、在线课程、测验及调查问卷。

该平台提供高度可定制的友好界面，包含品牌标识设置、访问权限分级等丰富选项，能为受众打造独特的体验。ProProfs 还配备强大的分析与报告套件，用于追踪用户参与度和内容表现，是制作互动性强、信息丰富内容的理想选择。

优势：

支持与 Zapier、Salesforce 等广泛工具的集成

提供知识库/课程/测验/调查等多种内容形式

全面的数据分析与报告功能

不足：

用户偶尔报告的小错误和问题

对某些企业来说可能定价较高

高级定制选项对部分用户可能有限制

7. ClickHelp

ClickHelp 是一款基于浏览器的文档编写和发布平台，专为创建用户手册、知识库和帮助文章而设计。它支持单一来源发布，并具备协作、版本控制和内容复用等多种功能。

优势：

基于浏览器的平台，可轻松从任何设备访问

单一来源发布能力，实现内容复用

内置搜索引擎优化（SEO）工具，可评估SEO强度

不足：

非技术用户可能需要较长的学习曲线

模板定制选项有限

用户偶尔报告渲染速度较慢

8. Whatfix

Whatfix 是一款数字化应用平台，帮助用户创建交互式指南、应用内流程和入门内容。它通过提供情境化帮助来提高用户参与度并提升软件应用率。

优势：

应用内指导和流程，实现无缝用户应用

情境化帮助减少支持请求

可与多种学习管理系统（LMS）集成

不足：

对某些不太流行的软件应用支持有限

分析仪表板功能可以更加强大

非技术人员可能需要额外培训

9. Bit.ai

Bit.ai 是一个现代化的文档协作平台，帮助团队创建、组织并协作处理各类文档。它提供智能编辑器、实时协作功能以及用于存储和管理数字资产的内容库。

优点：

智能编辑器支持富媒体嵌入

内容库便于更好地管理数字资产

自动文档版本控制和追踪

缺点：

与第三方应用的集成有限

用户界面可能对某些用户来说较为复杂

处理大型文档时偶尔会出现性能问题

9. Typora

Typora 是一款轻量级、跨平台的 Markdown 编辑器，提供写作与阅读无缝切换的体验，支持实时预览、内嵌图片和多种导出格式。

优点：

无干扰的写作环境

同时支持源代码和实时预览模式

广泛的导出格式选择

缺点：

缺乏高级协作功能

自定义选项有限

无内置版本控制系统

10. Confluence

Confluence是Atlassian推出的团队协作与知识管理平台，可帮助团队创建、组织和共享信息。它能与Jira、Trello等其他Atlassian工具集成，提供页面模板、高级搜索和访问控制等功能。

优势：

与Atlassian生态系统无缝集成

强大的搜索功能便于内容检索

适合成长型团队的可扩展解决方案

不足：

新用户可能觉得界面过于复杂

相较部分替代方案定价较高

自托管实例需定期维护更新

11. Slab

Slab是团队知识中心，可帮助企业创建、存储和共享内部文档。提供统一搜索、多工具集成和简洁直观的界面等功能。

优势：

支持集成工具和平台的统一搜索功能

层级化内容组织结构更清晰

提供API支持自定义集成

缺点：

模板选择有限

缺乏内置的内容表现分析功能

与第三方工具偶尔存在同步问题

12. GitBook

GitBook是为团队打造的新一代文档平台，支持创建、协作和发布内外部的文档资料。其特色功能包括实时编辑、基于Git的版本控制以及简洁直观的操作界面。

优势：

内置Git集成实现强大版本控制

支持多种文件格式导入

同时满足内外部文档管理需求

不足：

格式化和样式选项有限

缺乏内置SEO优化工具

实时协作功能偶有延迟

13. Tallyfy

Tallyfy是一款集工作流与流程管理于一体的综合型软件，专注于优化和自动化企业运营流程。其核心优势在于能与Slack、Gmail等常用系统无缝集成，显著提升工作流效率。通过Tallyfy，用户可以轻松追踪任务状态并自动记录变更过程，是企业流程优化的得力助手。

优势：

与主流平台无缝集成，提升工作流效率

提供清晰的任务状态可视化追踪

自动完成变更记录与追踪

不足：

对于大型团队而言，其高级功能可能导致成本较高

需要一定的学习曲线才能充分掌握其全面功能

14. Apiary

作为Oracle旗下产品，Apiary是专注于应用程序接口(API)文档管理的专业平台。它允许用户轻松完成API设计、原型制作、文档编写及测试。其显著特点是无需编写代码即可创建API原型，这对API开发新手和经验丰富的开发者都具有重要价值。

优势：

提供直观的API原型设计和文档编写界面

支持无代码化的API测试与设计流程

为各类API项目提供全面的文档管理能力

不足：

定价策略透明度有待提升

更适合具备API技术背景的用户群体

15. Zendesk

Zendesk是专注于开发者API文档编写的专业工具，其突出优势在于：可定制主题、版本控制、协作文档、数据分析、强大搜索及多语言支持等功能集。这些特性共同确保了API文档的清晰性、准确性和简洁性，从而优化开发流程并提升团队协作效率。

优势：

提供API文档管理与编写的全套高级功能

支持多语言的个性化界面定制

强化版本控制与团队协作文档工具

不足：

对于大型团队来说，由于其功能丰富，成本可能是一个需要考虑的因素。

对于新用户来说，某些功能可能需要更陡峭的学习曲线。

软件文档工具类型

在软件文档工具方面，有两种不同类型的工具可以满足各种业务需求。

文档创建工具

文字处理工具用于创建和格式化工作场所的基本文档，如报告、提案和手册。

例如Google 文档或 Microsoft Word。

通过这些工具，您将获得友好的界面和各种格式化选项，包括模板、样式和字体。

幻灯片和演示软件在创建报告和用户手册方面也越来越受欢迎。

它们还配备了拼写检查、语法检查和同义词库等功能，使其成为创建无错误文档的理想选择。

结构化文档工具

结构化文档工具帮助团队管理复杂文档，如技术文档、产品文档、标准操作程序（SOP）、政策和其他程序。

它们通常提供诸如版本控制、协作、模板和自动化流程等功能，这些功能可以简化文档的创建过程。这些工具还支持创建知识库和维基，对于跨团队和部门共享信息至关重要。

选择合适的软件文档工具取决于您的业务需求以及您需要创建和管理的文档类型。

如果您正在寻找一个简单易用的工具来创建基本文档，文字处理工具可能是最佳选择。

然而，如果您需要创建复杂文档，如以下类型，结构化的文档工具可能更适合：

技术文档

代码文档

用户文档

流程文档

API文档

这些工具与内部知识库配合使用效果很好，可以存储和管理您公司的所有信息。

无论您选择哪种类型的工具，评估其功能和特性以确保它符合您的具体需求和目标非常重要。

从Baklib获取更多关于文档的信息

顶级流程文档软件工具

如何构建高效的产品文档

如何记录您的流程

您需要的业务流程文档类型

优秀的团队文档如何提升生产力

选择合适的软件文档工具可以简化您的业务流程并提高团队的生产力。在选择软件文档工具时，请记住以下关键要点：

明确你的具体需求：选择软件文档工具的第一步是确定你需要创建和管理的文档类型。不同工具提供不同的特性和功能，因此选择与你的具体需求相匹配的工具非常重要。

考虑协作工具：协作是文档创建和管理的关键，尤其是对于远程团队。评估工具是否提供实时编辑、评论功能和便捷的文件共享等协作特性。

评估共享选项：考虑如何与团队成员和利益相关者共享你的工作内容。选择支持链接或嵌入文件等便捷共享方式的工具，以简化共享流程。

确定预算：软件文档工具的成本差异较大。明确你的预算范围，并寻找符合预算的工具。

研究定价方案：比较不同软件文档工具的定价计划。有些工具提供免费试用，有些则采用按用户付费或统一费率模式。根据各定价层级提供的功能选择最适合的方案。

寻找内部推动者：为确保软件文档工具的成功应用，需要确定能够推动其采纳和使用的内部支持者。考虑团队中谁能提供培训和支持，以及谁可以帮助推动工具的普及和使用。

综合评估这些因素，优化你的团队文档管理流程。

为什么选择 Baklib 作为您的文档工具？

Baklib 不仅是一款文档工具，更是完整的知识管理系统。它能帮助你将企业关键信息整理成知识库，通过 Baklib 快速回答重复性问题，并借助自动化保持内容更新和有序。

使用 Baklib，您将拥有一套完整的知识共享工具。

问答工作流程，用于捕捉问题

基于人工智能的知识库软件，用于记录答案

知识管理功能，保持内容更新

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来源：成都探码科技