摘要：国内太卷了，那就卷到国外去。去海外，哪些事要足够重视？一个国内机构通过邮件联系上了英国某博物馆，却被该博物馆“拉黑”，为何？有的看似小事，很可能会有上亿元罚款的风险哦。

原创 梅森会展 郑喆 会展BEN 2025年04月17日 08:15 北京

眼下，关于会展出海、企业出海，大家谈论得很多，今天重发一篇会展BEN于2023年12月26日发表的文章，文中一些看似普通的信息值得重视。略有改动。

--会展BEN

俺们，英国公司，在第六届三新展上又买了展位

在（2023年）第四届会展三新展上收获颇多。

我们公司--英国梅森会展（Mason Events Management) 买了展位，第一次参展。

这是三新展第一次有英国公司参展，以后三新展做大了，大事记里这个不要漏了。

我连续参加了两届三新展。上一次是作为观众和分享者，到现场一看，觉得不错，就决定下届参展。

跟各位朋友报告一下：我们公司---梅森会展，今年8月13-14日将再次亮相第六届会展三新展。

我们有展台。

到时欢迎大家来我们展台，聊聊海外做会展活动的一些体会，我也愿意分享几个我们为中国企业客户做的案例，包括中国联通（活动地点在中东）、比亚迪（活动地点在英国）、中联重科（活动地点在德国）、名创优品、某品牌手机（活动地点在南美）等。

梅森会展已经超过10年，服务中国企业品牌出海有一些经验。

现在出海再次成为一个热门话题，我也发现大家从出海热情已经到开始实际行动，且出海的决心逐步增大。不少同行摩拳擦掌，筹划着在世界各地开花结果。

我在海外做这个行业数十年，希望以下小小的建议可以派上用场。

留足筹备时间

“我很无奈！我也想留足时间呀，可是马上要交材料了。”

不管是大会大展或小会小活动，尽可能留足筹备时间。

最近有一家国内机构找到我，他们通过官网联系上英国某博物馆，想要租赁场地办晚宴。

这是一个很常规的商务操作，但是最后该博物馆馆迟迟没有回复并且屏蔽该国内机构联系人邮箱。

这家机构百思不得其解，怎么突然就被拉黑了。

背后真相是这样的。

这家机构的工作人员因为受到截止日期的压力，在该博物馆已经和TA礼貌并且全面的说明审核流程需要时间、并让TA耐心等待后，仍然急不可耐，TA频繁地用邮件和电话催促。

最后该博物馆拒绝了租赁请求，并且屏蔽了该工作人员的邮箱。

这种情况比较少见，但是过于频繁的催促，会被视为不礼貌不尊重不专业，反而导致项目无法顺利进行。

建议：

和西方机构交流时，首先要尊重西方的商务工作习惯，尊重工作人员的私人时间。

邮件通常是做为沟通的第一选择，电话其次。

避免向对方要私人电话，尊重工作人员的隐私。

尽量把所有问题放在同一封邮件里发出。

和西方合力办事，通常听到的抱怨是“回复慢”“西方懒，没效率”等，其实是因为西方的流程化所致。

所以给自己多留一点筹备时间，把握催促的节奏，这样才能事半功倍。

沟通的魅力

信守诺言。契约精神在西方很重要。真诚的沟通很重要。

在和西方机构沟通的时候，遵循“ 我是谁，我要做什么，预计达到什么目的，需要对方支持什么”这样简单的逻辑，直接准确礼貌的表达诉求，千万别绕来绕去（老外会被绕晕的）。尽可能站在对方立场思考。

我曾经遇到这样一个例子。

一次，国内一个机构的商务拜访邀约中，需要邀请英国政府机构领导出席。

这位工作人员不断强调我方领导多厉害多牛地位多高，能够拜访对方机构是对方的荣幸， 结果可想而之。

我们需要站在对方角度思考，此次会面可以给对方带来什么价值，诚恳沟通，感谢对方的时间，用真诚能够打动对方，这才是沟通的魅力。

预判的重要性

这个不仅仅指预判筹备时间，更多的是在海外可能发生的所有可能性。

比如展会展台开天窗的案例，突然不能出现的供应商，罢工（比如铁路、公交司机罢工）等等，风险评估（Risk Assessment ）是我们这个行业经常容易被忽视却非常重要的一个环节。

GDPR个人隐私法不可忽视

GDPR是什么？

它是在2018年5月25日生效的通用数据保护条例General Data Protection Regulation）。

GDPR是在欧盟法律中对所有欧盟个人关于数据保护和隐私的规范，涉及欧洲境外的个人数据出口。

GDPR主要目标为取回个人对于个人数据的控制，以及为了国际商务而简化在欧盟内的统一规范。

简单说来就是，如果您在欧盟办活动，尤其是自办展、自办会，包括路演、推介，您需要采集参会者的个人信息。

这些个人信息只有通过他们的授权，您才可以主动发邮件（email campagin) 给他们，否则容易触犯法律，引起不必要的罚款。

同样，如果您在某个国家的活动现场采集的数据，要传输到另外一个国家的同事电脑上，这个属于信息跨国转移，也有可能触犯法律，虽然是同一个公司的共享。

希望海外办展办活动的机构一定要记得这个法，不然会有上亿元罚款的风险哦。

个人信息包含：

1. 个人身份 - 电话号码、地址、车牌等，

2. 生物特征 - 指纹、脸部辨识、视网膜扫描、相片等，

3. 电子记录 - Cookie、IP 位置、移动设备 ID、社群网站活动纪录。

哦，对了，2025ITB上海国际旅游交易博览会（ITB China）将于2025年5月27-29日在上海世博展览馆举行。

会展BEN将与ITB China于5月28日上午在展会现场联合组织“中国会展活动出境的新动向与新商机”论坛。

我受邀将在这个论坛上做个分享。你如果也去ITB China，欢迎来参加我们这个论坛。

作者：郑喆

英国Mason Events Management梅森会展管理有限公司CEO

会展BEN专栏作家

来源：会展BEN