物料编码你必须要知道的10个基本原则！

摘要：搞得好，库存、采购、生产、销售全都顺畅无比；搞不好，那就是灾难现场——找不到货、下错单、库存爆表、财务对不上账，分分钟让人抓狂。

如果你做过采购、仓库管理、生产计划，甚至是财务，肯定都被物料编码折腾过。

尤其是ERP系统一上，物料编码就是整个供应链运转的“身份证”，

搞得好，库存、采购、生产、销售全都顺畅无比；搞不好，那就是灾难现场——找不到货、下错单、库存爆表、财务对不上账，分分钟让人抓狂。

那么，物料编码到底该怎么做？

今天就跟你聊聊 10个必须掌握的基本原则，让你彻底搞懂物料编码的门道，避免踩坑，工作更顺心！

以下解读中所用到的ERP系统，

物料编码就像人的身份证号码，一个编码代表一个物料，必须保证唯一性，不能有重复，否则：

采购用错物料，买了一堆不该买的东西；仓库收货混乱，同样的东西有不同的编码，不知道该入哪一个；生产领料时，找不到正确的材料，甚至用错导致产品报废。

如何保证唯一性？

中心化管理——设立一个专门的编码规则，由PMC或ERP系统统一维护，谁都不能随意改。避免手动编号——建议使用ERP或MES系统自动生成编码，避免人为出错。

案例： A公司以前让不同部门各自编号，导致同样的螺丝有5种不同的编码，采购、仓库、生产全乱套。后来他们改用ERP系统自动生成编码，并设立唯一性检查机制，直接解决了混乱问题。

一个好的物料编码，应该让人一眼就能看出大致含义，而不是一堆让人完全看不懂的乱码。

比如：

❌ ： 134FJGFJ93LXX02

✅ ：ABC-001（ABC代表类别，001是流水号）

如何做到简单清晰？

采用分类+流水号方式，比如“材料-规格-流水号”尽量避免全数字编码，适当加入字母或分隔符，提高可读性

案例： B公司原来用的是“543765198XYZ”，员工根本看不懂。后来改成了“ELEC-220V-001”（电气类-220V设备-流水号001），结果仓库领料速度提高了30%。

物料编码不能胡乱排，而应该按照类别-子类别-具体物料的方式分类，比如：

ELEC-001（电气类）MECH-001（机械类）PACK-001（包装类）

这样：

采购一看编码前缀，就知道是什么类型的物料；仓库可以按照类别摆放，提高存取效率；生产排产时，可以快速查找需要的材料。

如何分类？

先确定大类（如电子、机械、五金）再细分子类（如电阻、电容、变压器）最后加上流水号，形成唯一编码

案例： C公司采用“类别+规格+流水号”编码，比如：

如果你的编码规则设计不合理，可能用不了两年就要推翻重做，比如：

代码位数不够，新物料编号塞不进去；类别太死板，新产品不知道该放哪里。

如何保证扩展性？

✅ 编码长度要预留一定的空间，避免用完

✅ 类别设计要有弹性，留出扩展类别的可能性

✅ 流水号尽量从001开始，避免后续无法追加

案例： D公司原本物料编码是“AAA-001~999”，结果两年后编号用完，后来改成“AAA-00001”，确保10年都不用改。

公司里的物料编码一旦重复，就会出大问题：

采购可能下错单，买到不需要的东西；仓库不知道该放哪里，导致库存混乱；生产领错料，影响产品质量。

如何避免重复？

建立唯一性检查机制，编码只能由系统生成定期清理历史编号，避免废弃物料继续使用

案例： E公司以前用Excel手动管理编码，导致“ABC-001”被用两次，结果仓库数据混乱。后来改用ERP系统，强制所有新编码自动生成，避免重复。

有些人喜欢在编码里加“/”或者“#”等特殊字符，比如： ❌ ABC/123 ❌ XYZ#456

但这些特殊字符在不同的软件系统里可能会报错，比如：

ERP、MES、WMS等系统有的支持“/”，有的不支持；Excel导出数据时，可能会自动去掉这些符号，导致编码错误。

如何避免？

尽量只用字母+数字，必要时用“-”或“_”分隔测试编码在不同系统中的兼容性

物料编码不仅是PMC在用，采购、仓库、生产、财务、IT、销售都需要用：

采购要根据编码下单；仓库要根据编码入库、出库；生产要根据编码领料；财务要根据编码核算成本。

如果编码规则不同部门各自为政，那就等着天天对不上数据、加班整理吧！

如何解决？

制定全公司统一的物料编码标准，让所有部门都按同一套规则执行编码系统要兼容采购、库存、生产、财务等不同环节

一个物料可能会被淘汰，但如果编码管理混乱，就会出现：

废弃物料的编码还在使用，采购可能会误下单；同样的物料换了新编码，导致库存数据分裂。

如何管理？

设定物料的“生效-停用”机制，旧编码不能再采购或领料定期清理过时的编码，确保数据库干净整洁

有些公司编码直接带着物料信息，比如“ABC-20CM-001”，但如果这个物料后来改成30CM了，编码就和实际情况对不上了。

解决方案：

编码不要包含容易变更的参数（如尺寸、颜色）变更物料时，新旧编码要有清晰的替换关系

手动管理物料编码是灾难，用ERP或数据库自动生成才是王道。

系统自动生成唯一编码，避免人工出错编码格式自动化，减少手工维护的工作量

在ERP上线之前，一定要先制定物料编码规则，这样才能确保编码的一致性。

几个关键点：

确保唯一性：每个物料的编码都不能重复，否则系统无法区分。长度适中：编码不要太长，也不要太短，一般8-15位比较合理。层级清晰：比如先定义物料类别，再细分属性，最后加上流水号。考虑扩展性：企业产品会增加，编码规则要能适应未来发展。避免手工干预：尽量让ERP系统自动生成编码，减少人为录入错误。ERP如何实现系统自动编号——在ERP系统中设定自动编号规则，防止人工重复输入错误。唯一性检查——ERP系统可设定物料编码唯一性验证，避免重复编码。编码规则模板——在ERP中定义标准编码格式，例如“类别-规格-流水号”。

ERP系统可以自动生成编码，确保编码符合标准，并减少人为干预：

设定自动编码规则：选择编码方式，如“类别+子类别+流水号”。设定流水号起始值，如从001开始。设定编号长度，避免过短或过长。与BOM（物料清单）集成：物料编码自动关联BOM，确保生产、采购、仓储数据一致。

比如在ERP里设定：

这样，新增物料时，系统能按照规则自动生成编码，比如：

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RM-SS304-5MM-10001

这个编码就表示：

物料编码不能无限增长，需要设定生命周期管理：

启用“启用/停用”状态：物料编码创建后默认为“启用”状态。物料停用后，调整为“停用”，防止采购和生产继续使用。设定“过时物料”清理机制：定期检查库存，识别长期未使用的物料编码。 12个月未使用的编码自动归入“停用”状态。版本控制：物料升级时，新旧编码应有替代关系，如： “ELEC-220V-001”停用，替代编码“ELEC-230V-002”。

物料编码不仅仅是仓库的事，它涉及到采购、生产、销售、财务等各个环节。

物料编码需要与ERP系统各模块联动：

BOM管理：物料编码与BOM挂钩，确保产品结构清晰可追溯。采购管理：供应商按物料编码提供报价，采购订单（PO）自动调用编码，减少错误。库存管理：物料编码关联库存数据，准确反映库存情况。财务成本核算：物料成本归类到不同科目，确保财务数据准确。供应链协同：供应商、工厂、仓库共享统一的物料编码，提高协作效率。