摘要：说起采购，很多老板第一反应就是：“就是去比比价、买买货、盯盯发票嘛，这还能多难？”
说起采购，很多老板第一反应就是：“就是去比比价、买买货、盯盯发票嘛，这还能多难？”
但真到企业经营层面你就会发现，采购这活，做得好就是“成本管控神器”，做不好就是“利润黑洞”！
有些公司，销售拼命干一年才赚个几十万净利，结果采购一批物料谈不好、进错货、压库存，分分钟把这些利润全吃光。
采购不是打杂的，是靠数据说话的岗位。
所以今天这篇文章，就不跟你讲大道理，而是手把手带你搞清楚一个问题：
采购管理到底该怎么做？到底哪些指标才是采购真正该盯的“关键KPI”？
解读中所用到的采购管理系统，
已经做成了完整的模板，可直接参考使用：业务管理模板中心-企业数字化解决方案中心-简道云
采购成本降低率，说白了，就是你有没有真正在“砍价”、“换料”、“集采”这些操作上省下钱来。
很多采购做了很多努力，但最后老板一句话：“那你到底省了多少钱？”憋住了。
所以，必须要算账！
成本降低率 =（原始报价 – 最终成交价） / 原始报价 × 100%
比如本来供应商报你100块，你谈到了90块，那就是省了10%，成本降低率就是10%。
当然，真正做采购的不只是“砍价”，你还可以：
找国产替代；优化包材设计；集中采购要货量提升议价能力；用BOM拆分重新比价。这些都能省钱，你做了多少，KPI帮你说话！
别只算“单价”，有时候运输成本、质量问题、售后服务也要算进去——有的人图便宜买了“坑货”，后期各种维修和退换，成本反而高了！
很多采购做着做着，变成了“消防员”：供应商晚了货，车间催单如狼似虎，老板天天让你“赶工”。
这个问题，本质上就是交货不及时。
所以你要盯这个指标：准时到货率（On-Time Delivery Rate）
准时交付率 = 按时到货批次 / 总到货批次 × 100%
比如一个月你跟10次单，有8次供应商按时到了货，就是80%。
这就是你的信用分，是你能不能让企业稳定运行的底气。
把交期写进合同，晚到就罚款；设置缓冲库存，避免被动挨打；建供应商“黑名单”，不守时的别再用了；做“来料跟催机制”，尤其是关键原料，关键零件。你越能控制交付节奏，企业就越不容易“断料停产”，你在老板心中的地位也会越来越高。
一个采购从申请到付款，要经历：
申请 → 审批 → 比价 → 下单 → 发货 → 收货 → 验收 → 入库 → 付款……
这个流程中，哪怕有一个环节卡顿，都可能耽误整个项目。
所以要看的是：
采购周期 = 入库时间 – 申请时间
同样是一张订单，有人5天搞定，有人15天还没动静。
谁更靠谱，一目了然。
这个指标还能拆分来优化：
是审批太慢吗？找老板谈流程；是选供应商花时间吗？建好比价库；是物流慢？那得提前计划，不能临时抱佛脚。说白了，采购效率不高，后面整个供应链都跟着吃瘪。
很多采购盯着价格，却忽略了质量。
结果呢？车间天天返工，品控天天扯皮，客户投诉不停，最后还要你赔钱……
所以一定要看：
供应商合格率 = 合格批次数 / 总送货批次数 × 100%
它是你选供应商能力的体现。选得好，质量稳定，出问题少；选不好，天天修修补补，根本忙不过来。
这可不是搞“形式主义”，而是你用数据来证明：
我选的供应商，靠谱！
有的公司，钱都花在采购上，利润薄得像纸片。
那怎么判断采购“吃掉”了公司多少收益？
采购占销售比 = 采购总金额 / 销售总收入 × 100%
这个指标其实是“采购成本”在公司营收中的占比。
如果一个企业一年卖了1个亿的货，但采购花了7000万，那就是采购占比70%。这个比例太高的话，公司利润就会很低。
有没有过度采购？有没有多花冤枉钱？有没有库存积压？这个指标还可以横向对比同行：如果别人的原料占比只有50%，你是70%，那说明你采购环节确实有问题，得好好优化了。
咱们先不讲高大上的数字化、智能化，讲点现实的。
你有没有碰到这些情况：
想知道这个月哪个供应商最靠谱，翻邮箱、微信翻半天；想算一张单的采购周期，要查审批、下单、收货的时间点，累死人；老板问你：“我们降本成效咋样？”你只能说：“我记得好像谈了几个单子……”这就是数据分散、流程碎片化、记录不完整的后果。
而采购管理系统的价值，就体现在一个词：集成化 + 数据自动化。
系统怎么帮你？
原始供应商报价记录一键留痕；多轮议价过程留痕，谁砍了价、砍了多少，一清二楚；实际采购价自动对比历史价格，形成降本报告；支持“历史采购价提醒”或“市场价波动提醒”。举个例子： 你今天买了一批电机，系统自动告诉你：这家供应商去年卖你280元，现在谈到了260元，降了7.1%。系统自动算好，月底出报表，老板一看你立功了！
系统怎么帮你？
系统会自动比对“计划到货日”与“实际收货日”；供应商每个到货批次都有记录，迟到会标红警告；支持“延迟交货排行榜”“供应商交期绩效评分”；系统自动提醒该催货了，减少人为漏盯。举个例子： 你设定某批料 6月10号要到货，到了6月8号系统就给你弹窗提醒：“该跟催供应商A了”。要是晚了，到货记录自动进“迟到名单”。
系统怎么帮你？
每一笔采购单自动打上时间戳：申请时间、下单时间、入库时间；系统自动计算每张单的采购周期（比如15天）；可以按供应商、品类、部门、审批人等维度统计平均采购周期。应用价值： 你可以发现：“哎呀，为什么工程部的采购周期都偏长？审批卡在谁手上了？” 然后你就能优化流程，不再靠拍脑袋。
系统怎么帮你？
系统支持和ERP财务模块打通，能读取当月采购支出；同步读取销售收入，自动生成采购占收入的趋势图；支持按部门、业务线、品类来拆分对比。应用举例： 你发现在某条产品线上，采购成本占比飙升，赶紧查是不是原材料涨价，还是库存压货导致采购超标。
很多人觉得采购就是去“买东西”的，其实真相是：
会买东西的，是采购员； 会管采购指标的，才是采购经理！
这些KPI，听起来是指标，其实是你证明自己专业度、在公司建立影响力、争取更多话语权的“硬核底牌”。
你想在公司里从“执行者”走向“经营合伙人”？那就从搞清楚这5个采购管理指标开始。
来源：简道云
