摘要：真实性：业务真实发生，票据真实有效，无虚开、篡改。合规性：票据类型符合税法及财务规定，内容完整无误。关联性：票据与报销事项、报销申请人、业务时间逻辑匹配。完整性：报销单、审批流、原始票据附件缺一不可。

核心原则：真实、合规、关联、完整

任何报销都必须遵循这四大核心原则：

真实性：业务真实发生，票据真实有效，无虚开、篡改。

合规性：票据类型符合税法及财务规定，内容完整无误。

关联性：票据与报销事项、报销申请人、业务时间逻辑匹配。

完整性：报销单、审批流、原始票据附件缺一不可。

一、 通用票据基本要求（所有票据都需满足）

票据类型：必须是税务局监制的正式发票，或符合规定的财政票据（如飞机行程单、火车票等）。收据、白条、购物小票（非发票）通常不得作为报销凭证（特殊情况除外，如小额零星支出）。

抬头规范：

必须全称：报销单位名称必须与公司《营业执照》上的名称完全一致，一个字都不能错。

税号必备：自2017年7月1日起，企业抬头必须包含纳税人识别号（或统一社会信用代码）。

示例：××科技有限公司，91110105MA01XXTQXY

内容清晰：

开票内容：应如实反映实际消费内容，如“办公用品”、“咨询服务费”、“餐费”等。严禁开具与实际交易不符的内容（如将“餐费”开成“会议费”）。

明细清单：发票票面如只显示“办公用品”、“食品”等大类，必须附上由税控系统开出的加盖发票专用章的商品明细清单。

印章齐全：必须盖有开票单位的发票专用章，且清晰可辨。公章或财务章无效。

日期准确：开票日期应在业务发生期间内，原则上不应跨年报销。

无涂改痕迹：票据上的任何信息（金额、抬头、日期等）均不得有涂抹、修改的痕迹。如有错误，必须作废重开。

二、 常见费用类型及特定票据要求

1. 差旅费

交通费：

机票：必须是航空运输电子客票行程单（蓝色纸质票据），而非网上预订的确认单或支付记录。行程单上有国家税务总局监制章。

火车票：必须是红色的纸质火车票或打印的铁路电子客票（报销凭证）。

出租车/网约车：提供卷式增值税普通发票或平台开具的电子发票（需打印）。市内交通建议限定每日报销额度。

住宿费：

提供增值税发票（专票或普票），抬头和税号必须正确。

水单（入住明细）：很多公司要求附上酒店开具的入住明细水单，以证明入住人、时间与出差事实相符。

出差补助（餐补/交通补）：通常根据公司内部标准执行，无需票据，但需提供出差申请及审批记录。

2. 餐饮招待费（业务招待费）

发票要求：必须是合规的餐饮发票，抬头和税号正确。

必备附件：

招待申请单：事前经审批的招待申请。

消费清单：必须附上带有菜品明细的消费清单，加盖餐厅章。

参与人员：在报销单或附件中注明本次招待的客户公司、姓名及我方陪同人员。

3. 办公用品/低值易耗品

发票要求：发票内容为“办公用品”等。

必备附件：必须附上盖有商家章的详细清单，列明具体物品名称、数量、单价。仅有一张“办公用品”总额的发票无效。

实物验收：购回后需办理入库或验收手续，由经办人和行政/采购人员签字确认。

4. 会议费

发票要求：会议服务或场地租赁发票。

必备附件（“三件套”缺一不可）：

会议通知：包含会议时间、地点、议程、参会人员。

签到表：参会人员亲自签名。

会议纪要/成果文件：证明会议确实召开并产生了成果。

5. 培训费

外部培训：提供培训机构的发票，并附上培训通知、审批文件。

内部培训：参照会议费要求，提供通知、签到表、课件等材料。

6. 交通费（市内）

汽油费：公司车辆需登记车牌号。私车公用的，需有明确的租赁协议和发票。

过路/过桥费：使用ETC的，需打印电子发票或提供充值发票+明细。

地铁/公交：可凭充值发票在额度内报销，或使用交通补助形式。

7. 采购原材料/商品

发票要求：增值税专用发票（优先）或普通发票。

必备附件：采购合同/订单、入库单、验收单。这是证明交易真实性的关键链。

三、 特殊注意事项

电子发票：

重复报销风险：电子发票可重复打印，财务需通过登记台账或使用查重工具（如“发票盒子”）防止同一张发票多次报销。

打印要求：必须使用A4纸黑白打印即可，确保二维码、代码、号码清晰。

发票遗失处理：

原则上，遗失的发票不予报销。

特殊情况下，可尝试取得开票方加盖公章的存根联复印件，并附上情况说明由领导特批。但此票据不得用于税前抵扣。

金额差错：

报销金额与票据金额必须一致。若因折扣等原因实付金额小于票面金额，按实付金额报销。

国外发票：

境外取得的票据（Invoices/Receipts），应翻译关键信息（日期、金额、内容），并凭境外账单和兑换水单作为报销凭证。

四、 票据粘贴与提交规范

分类粘贴：将不同类别的票据（如交通、住宿、餐饮）分类粘贴，方便审核。

使用报销单：所有票据必须粘贴在《费用报销单》背后，报销单上信息填写完整（部门、日期、事由、金额、附件张数等）。

平整粘贴：使用胶水粘贴，从左到右，呈“鱼鳞状”错开排列，确保所有票据牢固、平整，便于装订和翻阅。

审批流程：遵循公司规定的审批流程，确保所有 required 的负责人签字齐全。

总结：报销必查清单

✅ 填写完整、签批齐全的《费用报销单》

✅ 抬头、税号完全正确的原始发票

✅ 发票对应的明细清单（如需）

✅ 证明业务真实性的辅助材料（如申请单、合同、会议通知、签到表等）

✅ 所有票据已按要求平整粘贴

严格遵守这些要求，不仅能大大提高您的报销效率，更是维护企业税务合规和财务健康的重要一环。建议企业将此指南作为内部培训材料，分发全体员工学习。

来源：金诚教育