摘要：最近，我接手了一个颇为棘手的项目。项目的实施团队外包给了第三方，这第三方的行事风格实在让人头疼，能拖延就拖延，满心盼着我们赶紧完成验收，好让他们顺理成章地拿到款项，工作能少做一点是一点。更巧的是，他们和我们公司还有其他多个项目在同步合作。前任项目经理被几个关键
最近，我接手了一个颇为棘手的项目。项目的实施团队外包给了第三方，这第三方的行事风格实在让人头疼，能拖延就拖延，满心盼着我们赶紧完成验收，好让他们顺理成章地拿到款项，工作能少做一点是一点。更巧的是，他们和我们公司还有其他多个项目在同步合作。前任项目经理被几个关键问题死死卡住，项目进度严重滞后，不管是发邮件还是发微信催促，都毫无成效。无奈之下，我组织了一场语音会议，才总算让局面有了转机。这其中的经验和门道不少，和项目合作中的关键要点紧密相关，下面我就给大家详细讲讲。
项目合作要点回顾
项目开工前，千万别盲目动手，一定要先把这些关键要点摸得透透的。这就好比玩游戏时，摸清了终极 BOSS 的弱点，后续过关就能轻松许多。只要把这些要点吃透，项目成功就有了一半的保障！
1. 项目地位大揭秘
这个项目在客户公司中究竟占据着怎样的地位？是如同雪中送炭般不可或缺，还是仅仅是锦上添花的存在？同时，客户公司的项目经理在公司里的地位也需要我们深入了解，关键就看他能不能帮我们协调好各种繁杂事务，以及他手中的决策权究竟有多大。直接询问可能难以得到真实有效的答案，这就像玩密室逃脱，需要从各种细微线索中寻找突破口。我们可以从客户公司的组织架构、该项目经理的职位信息，以及售前和销售部门那里收集相关情报，经过综合分析，便能得出初步判断。在日常开会时，也要多留意他的发言顺序、内容，以及公司内部文件是否必须经他签字才生效，这些细节之处往往藏着关键信息！就拿这次项目来说，只有清楚项目在公司的地位，我们才能精准把握推进的力度，明确该找哪些关键人物寻求帮助。
2. 项目对他的意义
这个项目对于客户项目经理而言，是无关紧要的小项目，还是能够助力他升职加薪的关键契机？做不好会不会有严重后果（一定要弄清楚是否有相关考核机制）？又或者只是他用来积累经验、提升资历的途径？这些因素直接关系到他在项目中愿意投入的精力。说白了，项目成功他能收获什么利益，失败又会面临怎样的处罚，这是其中的关键所在。此外，他对项目的态度也至关重要，是愿意和我们携手并肩、共同奋进，还是会成为阻碍项目推进的阻力？如果他愿意积极配合，那我们就赶紧拉他一起 “并肩作战”；要是他存在抵触情绪，我们就得想办法找到能够影响他的人，比如他的直属领导，说不定还有更高层级的领导在关注这个项目，我们心里必须有数。只有充分了解第三方对项目的态度和预期，我们才能更好地与他们沟通合作。
3. 项目管理经验大拷问
在项目管理方面，他是否需要我们给予指导和帮助？说不定他对项目流程一知半解，连哪些信息需要回复都不清楚。其实解决方法也很简单，直接找他坐下来，心平气和地沟通，明确告知他合同、技术规格、项目工作说明书里，哪些信息需要他给出回复或者做出决策。一些大型公司会有专门的项目经理任命书，里面也会明确相关职责，这就如同游戏攻略，照着执行基本不会出错。在这次项目中，了解第三方团队的项目管理水平，能让我们清晰地知道在哪些方面需要给予更多引导和监督。
4. 汇报对象是谁
必须弄清楚他向上汇报工作的对象是谁，也就是客户公司高层领导中，谁会密切关注这个项目的成败，在关键时刻能否请这位关键人物出面推动项目进展？一般来说，项目经理之上还有项目总监。我通常在微信上这样操作：“@他 需要他了解的信息或决策内容。@他的直属领导、项目总监、双方关注此事人员”，这一招屡试不爽，基本上都能得到我想要的回复。要是这种方式行不通，那就直接发起语音会议，并整理出详细的会议纪要，这就如同在游戏中使出大招，再棘手的问题也能迎刃而解。明确汇报对象，当项目遇到阻碍时，我们就能迅速找到关键人物来打破僵局。
5. 你需要他做什么
在整个项目过程中，我们要明确让他负责哪些具体工作，需要他协调哪些资源和事项。同时，这些任务是否在他的职责和权力范围之内也必须搞清楚。也就是说，我们期望他完成的工作，他是否有能力和权限去执行，这一点一定要提前了解透彻，就像组队玩游戏时，必须清楚每个队友的技能和作用范围。在与第三方合作时，明确双方的职责和需求，能够有效避免许多不必要的麻烦。
6. 双方信息一致很重要
在项目执行过程中，确保双方信息一致是至关重要的。尤其是在向双方领导汇报工作时，绝对不能出现甲方和乙方各说各话的情况，就像两个不同频道的广播，完全无法对接。我们必须与客户项目经理进行充分沟通，确保双方对项目的进展、存在的问题等各方面的认知基本一致。千万不要出现我们觉得项目进展顺利，而他却认为已经严重滞后的情况。对待项目中出现的问题也是如此，我们认为是小问题，那他是怎么看待的呢？这些都需要通过沟通达成共识。项目的周报、月报，最好在双方都认可的情况下再发布。我们可以先进行私下沟通交流，或者先单独发给他，等他确认无误后再统一发布，这就如同精心包装礼物，确认完美无缺后再送出。在这次项目的语音会议上，开场我就着重确认大家对项目现状的认知是否一致，目的就是为了保证后续沟通和解决问题能够顺畅进行。
7. 怎么配合更高效
既然是合作项目，双方就必须密切配合。客户方需要提供哪些支持和配合，我们要大胆提出来，让客户项目经理去协调落实。同样，如果客户项目经理需要乙方配合，在项目目标一致的前提下，我们也要积极协作、共同推进，就像双人划船，只有齐心协力，才能快速前行。在与第三方合作的项目中，明确双方的配合方式和责任，能够显著提高项目推进的效率。
8. 沟通方式有诀窍
我认为只要大家都真心希望把项目做好，沟通就会变得简单许多。沟通时，直接把需求讲清楚：“要什么，要多少，什么时候要，没有会产生什么后果”，简单直接，就像点菜一样，让人一目了然。即使双方目标不完全一致，也可以采用这种方法，只不过可能需要多费些口舌，想办法推动事情向前发展。在与第三方沟通项目问题和解决方案时，清晰明确的沟通方式能够让双方快速达成共识。
这次项目的会议组织
说完项目合作要点，接下来讲讲我在这次项目中组织会议的具体过程，也算是将上述要点付诸实践。
1. 确认会议主题
我组织的这次会议主题很明确，就是要协调资源解决项目中存在的问题。明确主题就如同射箭有了靶心，所有的讨论都将围绕这个核心展开，不会偏离方向。
2. 确认参会人员
我担任会议主持人，参会人员还包括第三方老板，因为他名字里带个 “楠” 字，我就亲切地称呼他为 “楠哥”；各一线实施人员起初考虑不邀请，但后来想到如果讨论到细节问题，他们可能比我更清楚，所以一并邀请了。甲方原本不打算参与，毕竟这主要是我们内部的资源协同问题。但后来甲方主动提出要参与，出于礼貌不好拒绝，也就同意了。可惜我的直属领导因为临时有事没能参加。确定参会人员是关键环节，要把能够解决问题、提供关键信息的人都邀请进来，就像组建一支能够打胜仗的精英队伍。
3. 约会议时间
我将会议时间具体确定到哪天几点至几点，并在邀约时告知大家会议议题。提前告知时间和议题，能让大家有充分的准备，这样会议才能更加高效。比如这次会议，我提前确定好时间，并提前通知大家要讨论的问题，让大家在参会时心中有数。
4. 准备材料
这次会议的材料准备相对简单，主要是梳理项目中存在的问题，明确所需资源。具体包括有哪几个关键问题，目前由谁在跟进，原计划如何，实际进展情况怎样，以及我自己初步拟定的解决方案。准备充分的材料就如同战士上战场带好了精良武器，能够让我们在会议上有理有据地提出问题和解决方案。
5. 会议过程
开场：开场大概用了 5 分钟，我是这样说的：项目原计划是 3 月 25 日完成整体上线验收（明确项目目标），但现在的情况是人员不在现场，问题解决效率低下，急需加快解决问题的速度。目前还有 30 多个问题尚未解决，具体情况是，XX 模块还有多少个问题，由谁在跟进……（详细阐述项目现状），大家看看我描述的是否准确（确认信息对称）。停顿了大概一分钟，确保大家对项目现状的认知一致。开场明确目标和现状，并确认信息对称，为后续的讨论奠定了良好基础。讨论与决策：我继续说道，目前还有 30 多个问题没有解决，具体情况是，XX 模块还有多少个问题，由谁跟进……（再次强调现状），楠哥，你这边需要安排相应的资源尽快解决这些问题，看看在资源调配方面是否存在困难。楠哥虽然心里可能不太乐意，但也只能表示没问题（毕竟事情还得继续推进）。既然没问题，那我们现在就一起来制定具体的解决方案吧。为了提高效率，我们一个问题一个问题地讨论，制定相应的计划，如果有疑问，我们会后再进一步沟通。大概花了 10 分钟左右，我们就初步制定出了解决计划。明确了每个问题由谁跟进，从哪天开始投入工作，以及哪天提交给甲方。在这个过程中，我直接提出问题和需求，与对方共同探讨并制定解决方案，实现了快速决策。总结与确认：最后，我再次确认按照这个计划执行是否会有问题，大家都表示没有问题后，就确定以此计划为准。会后我会整理会议纪要并发送给大家，之后每天我都会向各位顾问询问进度。整个会议过程不到 20 分钟，甲方在会议全程没有发言。会议结尾确认计划，并明确后续跟进方式，确保会议成果能够有效落地。6. 最后出记要
这次会议的纪要内容主要围绕解决计划展开。会议纪要就像是会议成果的记录册，把讨论得出的结果和做出的决策清晰地呈现出来，方便大家后续查看和执行。
7. 追踪会议效果
为了确保项目按计划顺利推进，我采用每日两问的方式追踪会议效果：早上询问今天计划解决哪些问题，下午三点左右询问问题的进展情况，这样即使出现异常情况，也还有时间安排加班补救，如果等到下班时间才询问，可能就为时已晚。从目前的情况来看，计划执行得还算顺利。跟踪会议效果能够及时发现问题，就像给项目安装了一个精准的监控器，时刻保障项目的顺利进行。
平时开会的节奏总结
我平时组织会议的节奏大致也是如此，简单总结如下：
确认议题：明确会议召开的目的，让所有参会人员清楚为什么要开会。准备相关材料：准备内容包括项目中存在的问题、当前现状、具体要求以及初步解决方案。如果是多方参与的会议，通常会提前进行沟通汇报，避免在会议上因意见差异过大而产生激烈争论；在会议过程中，尽量只针对关键问题进行决策，不深入讨论细节。充分的准备能够让会议更加高效，避免不必要的争论。确认参会人员、时间、地点、形式：（如果涉及商务接待相关事宜，我一般会交给其他部门负责处理）；确定合适的参会人员和会议的各项要素，是保证会议顺利进行的基础。组织会议：按照预定的流程引导会议讨论，确保能够达成会议预期目标。出记要：详细记录会议成果，为后续跟进和回顾提供准确依据。跟踪结果：持续关注会议决策的执行情况，有力推动项目顺利进展。以上就是我在项目合作和会议组织方面的一些经验总结，希望能对大家有所帮助。要是你们有更好的方法或者不同的见解，欢迎随时与我交流，让我们共同进步。
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来源：樱野春色
