摘要：你有没有想过，那些每天准点下班，甚至还能提前溜去喝杯咖啡的同事，是不是偷偷掌握了什么“武功秘籍”？其实，他们很可能不是手速快，而是“心法”对。他们懂得如何让软件为自己“打工”，掌握工作的主动权。

我们每天都在用 Office 全家桶，但大部分人可能只发挥了它们 10% 的功力，剩下的 90% 就像一座沉睡的金山，等着我们挖掘。

你有没有想过，那些每天准点下班，甚至还能提前溜去喝杯咖啡的同事，是不是偷偷掌握了什么“武功秘籍”？其实，他们很可能不是手速快，而是“心法”对。他们懂得如何让软件为自己“打工”，掌握工作的主动权。

很多人对 Excel 的认知还停留在 VLOOKUP 和 SUM 函数。但真正的效率大神，早就把目光投向了更高级的使用方式。

被低估的神技：Power Query

如果你每天都要处理从系统导出的、格式乱七八糟的表格——比如合并单元格、N多空行、数据和文字混杂——那你一定经历过手动整理的痛苦。复制、粘贴、删除、拆分……一个小时过去了，眼睛花了，活儿还没干完。

而 Power Query用好，绝对可以帮助你更快的完成这些工作。

它内置于新版 Excel（2016及以后版本）的“数据”选项卡里，可以理解为一个“数据自动化处理流水线”。你只需要像搭积木一样，把处理步骤设置好一次，以后不管来多少个同样格式的数据，只需按一下“刷新”，所有处理步骤瞬间完成。

举个例子：对于销售管理工作来说，经常每周都要从各个大区收集销售报表，然后整合成一个总表。以前，她每周一上午基本都在干这件事：打开七八个 Excel 文件，把数据一个个复制粘贴到总表里，再手动删除每个表头、统一格式。整个过程繁琐、易错，还特别枯燥。

用了 Power Query。可以构建一个工作流：

整个设置过程花了大概20分钟。但从此之后，每周一的工作就变成了：把新收到的报表拖进那个文件夹，然后打开总表，右键点击“刷新”。三秒钟，工作完成。

那种感觉就像是以前一直在用手洗衣服，突然拥有了一台全自动滚筒洗衣机。

Power Query 不仅仅是一个功能，它是一种工作思维的变革：从重复劳动，到建立自动化规则。

Word 可能是被误解最深的软件。绝大多数人只是把它当成一个打字和排版的工具，但它真正的威力在于“结构化”。

被低估的神技：样式（Styles）

如果你正在写一篇几十上百页的报告或论文（或者一些篇幅比较大的文档）。写到一半，老板/导师说：“我觉得这个一级标题的字体和颜色不太好，换成黑体、小三号、蓝色吧。”

如果你没有用“样式”，这绝对是场灾难。你得手动找到每一个一级标题，然后一个个修改。万一漏了几个，还得返工。

但如果你从一开始就用了“样式”功能，情况就完全不同了。

“样式”给文本贴上了“身份标签”。比如，你可以定义一个名为“一级标题”的样式（设置好字体、大小、颜色、段前段后距等），然后把所有一级标题都应用这个样式。

当需要修改时，你只需要修改“一级标题”这个样式本身，文档里所有应用了该样式的一级标题，都会在瞬间同步更新。一键换装，全局生效。

这还不是“样式”最牛的地方。一旦你为文档建立了良好的样式结构（一级标题、二级标题、正文、图注……），你会解锁两个“上帝视角”功能：

用好“样式”，写长文档的体验会变得非常得轻松愉悦，特别是对于正在写毕业论文的同学们。

很多人做 PPT，就是文字的堆砌和图片的随意摆放，最终成果要么信息过载，要么丑得不忍直视。其实，两个小功能就能让你的 PPT 质感瞬间提升。

幻灯片母版

（Slide Master）

每次做 PPT 都要在每一页手动调整字体、安放 Logo、统一页脚？这效率也太低了。

“幻灯片母版”就是你的“PPT 基因编辑器”。在“视图”选项卡里进入母版，你可以在这里设定整个演示文稿的“规则”：比如所有标题都用什么字体和颜色，Logo 固定在哪个位置，页码的样式等等。

设置好母版后，你再回到普通视图新建幻灯片，所有新页面都会自动继承这些“基因”。需要统一修改时，也只用回到母版改一次，所有页面同步生效。这不仅节省了海量时间，更保证了整个 PPT 风格的高度统一和专业性。

工具本身是冰冷的，但善用工具的你，却可以因此而变得游刃有余。提升效率的秘诀，往往就藏在那些你每天打开，却从未深入探索的菜单栏里。

除了这些，你还知道哪些被严重低估，甚至鲜为人知，但一旦用上就“真香”的办公神技？欢迎在评论区分享你的独门秘籍，让我们一起告别低效，拥抱自由！

来源：PS学习社一点号