摘要：过去需要3天完成的归档工作，现在3小时就能搞定，准确率还更高——这是某大型企业应用新系统后的真实反馈

过去需要3天完成的归档工作，现在3小时就能搞定，准确率还更高——这是某大型企业应用新系统后的真实反馈

走进任何一家企业的档案室，你很可能会看到堆积如山的文件、标注不清的档案盒，工作人员翻箱倒柜的忙碌身影。这种传统管理方式不仅效率低下，更面临着安全风险和管理隐患。

国家档案局发布的《电子档案管理系统基本功能规定》与2024年11月生效的《电子档案管理办法》，为企业电子档案管理提供了明确规范。本文将结合会博通等系统实例，为你揭秘合规高效的数字化档案管理之道。

1.效率低下：手工整理归档耗时耗力

2.查找困难：平均每位员工每周花费3.5小时寻找文件

3.安全风险：纸质档案易损坏、易丢失、难追溯

某省级档案馆统计数据显示：

传统档案管理模式下，工作人员70%的时间花费在整理、查找、核对等基础性工作上，仅有30%时间用于价值提升。

而一套合格的电子档案管理系统，能将这些数字完全颠倒。

根据国家规定，合格的电子档案管理系统必须满足四大核心要求：

1.开放性要求

系统应实现与其他系统的无缝对接。会博通系统支持与企业微信、钉钉、ERP及OA等主流业务系统的集成，消除了信息孤岛。

2.可扩展性

系统功能应具备可扩展性，满足当前及可预见未来的业务需求。

3.灵活性

支持业务模式、工作流程和数据结构的灵活定义与部署。

4.安全可靠性

采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全。

1.传统方式：

手工核对、逐一登记

容易出错、重复劳动

2.数字化方式：

系统支持在线和离线的批量接收与处理，自动对电子档案的数量、质量、完整性和规范性进行检查。

3.某大型企业档案管理员反馈：

“过去需要三天完成的归档工作，现在三小时就能完成，准确率还更高。”

会博通系统支持分类方案的灵活定义与维护，具备自动归类与排序功能。

1.某知名车企应用数据显示：

档案数字化效率提升300%

整理时间从3个月缩短至1个月

人力投入减少50%

1. 自动备份机制：支持本地/异地定期备份

2. 存储状况监控：对存储介质不稳定、存储空间不足等情况提前预警

3. 防篡改技术：保障电子档案的法律效力

会博通集成企业级搜索引擎，支持多种检索方式：

1.关键词检索

2.二次检索

3.组合检索

4.全文检索

实现秒级精准定位，彻底告别“翻箱倒柜找文件”的时代。

1.权限管理：三人分权，确保安全

系统支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能。

会博通通过精细化权限管理体系，支持：

职能权限细化

组织关系变量

IP访问限制

2.审计跟踪：每一步操作都可追溯

系统具备完整的日志管理功能，记录：

用户访问行为

档案存取记录

系统使用情况

非授权访问尝试

对于有计划部署电子档案管理系统的企业，建议遵循以下四步策略：

第一步：顶层设计

统筹规划，明确目标和路径

第二步：统一标准

建立规范，确保一致性和兼容性

第三步：试点引领

选择适当部门先行先试，积累经验

第四步：分步推进

由点及面，逐步推广，降低风险

在数字经济时代，档案管理已完成转型升级：

过去：被视为“后勤工作”

现在：已成为“战略资源管理”

国家档案局在《电子档案管理办法》中明确要求：“积极应用新一代信息技术，不断提升电子档案管理水平”。

选择一套符合国家规范、功能全面且具备良好扩展性的档案管理系统，不仅是满足监管要求的必要举措，更是企业提升核心竞争力、实现数字化转型的重要一环。

【小编总结】

电子档案管理不是简单的技术升级，而是管理模式的全新变革。它让企业知识资产流动起来，成为驱动业务创新的核心动力。

你所在的企业开始档案数字化转型了吗？欢迎在评论区分享你的经验和困惑！

来源：晓丽说科技