摘要：市面上有如此多的文档管理系统可供选择，要找到最适合的一款并不容易。您需要的是一款能够高效整理、存储和追踪电子文档的软件，但如何甄选最优方案往往令人困扰。基于我在文档生产部门多年积累的实践经验，本文将为您推荐多款优秀的文档管理系统，助您优化文件管理流程，让选择变

市面上有如此多的文档管理系统可供选择，要找到最适合的一款并不容易。您需要的是一款能够高效整理、存储和追踪电子文档的软件，但如何甄选最优方案往往令人困扰。基于我在文档生产部门多年积累的实践经验，本文将为您推荐多款优秀的文档管理系统，助您优化文件管理流程，让选择变得更加简单。

什么是文档管理系统？

文档管理系统（DMS）是一类帮助企业安全地组织、存储、追踪、协作和分发电子文档的工具。它们作为一个集中化的平台，通常具备版本控制和访问权限管理功能，用于组织文档并追踪修改，是无纸化现代企业运营的重要组成部分。

借助文档管理系统，企业可以更轻松地存储和检索关键文件，利用共同编辑等功能改善团队协作，从而提升整体生产力。同时，它还能通过减少实体文档存储的成本帮助节省开支，并为敏感信息提供更强的安全保障。

文档管理系统的核心功能

在论证文档管理系统的业务价值时，功能特性往往是最直观的切入点。以下是评估系统时需要重点关注的核心功能：

存储容量：支持长期使用，能无压力上传数千甚至数万个文件。

高级搜索：通过关键词、标签、多条件筛选等方式快速定位目标文档，即便存在命名或标签错误也能准确检索。

安全性：采用加密与权限控制措施，确保作为企业文档中央存储库的系统能够防止数据泄露。

多格式支持：兼容图片、视频、音频等多种类型的数字资产，满足企业日常使用场景。

文件共享：支持便捷且安全的共享方式，无需依赖第三方工具即可对内外部成员授权访问。

协作功能：允许多用户实时访问和编辑业务文档，提升团队协同效率。

文档管理系统评测和推荐

以下简要描述各文档管理系统的核心应用场景，突出其值得关注的功能特性，并提供界面截图让您直观了解用户体验。

MedTrainer

MedTrainer 是一款医疗合规平台，旨在通过集中化的文档管理、资质认证和培训主动降低风险。专为医院、诊所和门诊护理中心设计，它将核心合规功能整合至单一系统，帮助医疗团队随时应对检查并符合行业规范。

MedTrainer 专注于协助管理关键文档——包括政策手册、事件报告、供应商资质和安全数据表等。其文档管理工具可高效组织、追踪和更新资料，自动化签核与审计追踪功能确保责任明晰。无论您是在准备认证审核，还是跟踪强制培训进度，MedTrainer 都能帮助在合规缺口演变为风险前及时填补。

该平台还内置自动化资质认证流程工具，例如排除名单监控和执照核验，以及可配置的合规仪表盘，实时高亮逾期任务和潜在风险。其AI助手（如"政策卫士"和"合规指导"）能持续监测政策执行与员工遵循情况。

MedTrainer 支持与 Absorb Software、ADP、McKesson、HubSpot、UKG 及 CHAMPS 集团采购系统集成，可将合规工作流延伸至现有系统。

SignNow

SignNow是一款电子签名平台，让用户能够在线签署、发送和管理文档。该工具提供编辑PDF、创建文档模板以及自动化文档工作流的功能。

SignNow为企业提供电子化解决方案，支持通过桌面端和移动应用对文档进行数字化处理和签署。该平台允许用户批量发送文档至多个收件人，同时提供标准电子签名工具、可定制文档和模板、可填写字段以及团队协作选项。此外，SignNow注重安全认证，提供行业领先的合规性保障。

SignNow可与Microsoft Dynamics 365、Microsoft Teams、Google Workspace、Salesforce、NetSuite、Oracle、PaperWise、Dropbox、Jitterbit及1Password等系统集成。

SignNow起售价为8美元/用户/月，提供免费试用。

DocHub

DocHub是一个在线平台，允许您编辑、签署和共享PDF文档。它提供了一套全面的工具，可直接通过网页浏览器管理文档，无需安装额外软件。

DocHub的突出功能之一是其强大的PDF编辑能力。您可以在文档中添加文本、图片、注释和高亮标记，还能遮盖信息或合并多个文档而不影响质量。这种灵活性确保您能在简洁易用的界面中按需定制PDF文件。

另一项实用功能是表单创建与管理工具。您可以制作可填写的PDF表单，修改现有字段或新增复选框、签名框、首字母标注等元素。该特性简化了数据收集与共享流程，特别适合需要统一可复用文档模板的团队。

支持集成Google Workspace、Dropbox、OneDrive和Box等平台。

Axero

Axero 是一款企业内网平台，旨在集中管理组织的沟通协作与内容管理。它将团队的文档、项目和会话整合至统一的可访问中心。

Axero的文档管理功能尤为突出，提供集中式存储库，团队成员可轻松存储、整理和访问文档。这种架构确保所有人都能获取文件的最新版本，减少混淆并增强协作效率。此外，Axero配备强大的搜索功能，支持通过关键词、标签或分类快速定位文档，显著节省时间成本。

该平台支持精细化权限设置，可针对特定文档或文件夹配置访问权限，有效保障敏感信息安全。这种管控机制有助于维护数据机密性并确保符合组织合规要求。同时提供版本历史追踪功能，允许团队查看必要时的历史版本并进行回滚操作。

集成生态包含Slack、Microsoft Office 365、Google Workspace、Twilio、Microsoft Teams、Zoom、Salesforce单点登录及SharePoint Online等主流办公工具。

Notion

Notion是一款集笔记、文档管理和项目规划于一体的全能工作空间。它允许您根据需求捕捉想法、管理项目并组织信息。

Notion作为文档管理系统的突出优势在于其可定制数据库功能。您可以创建数据库存储文档，使用标签分类，并添加文件类型或所有者等属性。这种设置让文档的组织、搜索和高效检索变得简单。

另一关键特性是Notion的实时协作功能。您和团队成员可以同时处理同一文档，添加评论并通过@提及获取反馈。这创造了一个即时更新、信息同步的协作环境。

支持集成的工具包括：Everhour、Jira、Asana、Slack、Zapier、Google日历、Dropbox、Google Drive、IFTTT、Trello、GitHub和Typeform等。

Jotform Enterprise

Jotform Enterprise 是一款专注于帮助企业高效管理文档的SaaS产品。它通过先进的表单共享系统、用户权限管理和实时协作功能，在协同文档管理领域表现出色。企业用户可以自定义角色并为每个角色分配特定权限，从而精细控制表单编辑、提交查看和数据管理。该平台支持多用户同时协作编辑同一份表单，实时评论和@提及功能让团队成员间的沟通无缝衔接。

Jotform Enterprise 不仅提供文档存储，更提供了一套高效易用的文档创建、共享和管理解决方案。与其他工具相比，它最突出的优势在于不仅是一个存储系统，更是一个完整的文档管理生态。其在线表单和问卷调查功能在数据收集场景中尤为实用，同时内置的任务分配与进度追踪功能也颇具亮点。

审批工作流是该平台另一项卓越功能。团队协作时需要文档审批时，这个功能堪称救星。用户可以轻松设置审批流程、指定审批人并跟踪审批状态。系统允许设置特定审批人，并能根据表单回复配置条件逻辑来决定审批路径。流程中的每个审批人都会收到通知进行审阅，通过或拒绝表单。若被拒绝，用户可附上反馈意见供提交者修改。

平台集成生态涵盖Google Drive、Google Sheets、Slack、Dropbox、PayPal、Stripe、Salesforce、Mailchimp和Airtable等主流应用。通过Zapier连接器还能实现工作流自动化，打通

JotForm 可与1000多个应用程序和服务集成，但这需要注册Zapier账户并可能产生额外费用。

JotForm企业版提供定制化报价方案，并设有功能受限的免费版本。

Document360

Document360是一款知识库管理软件，可同时为企业创建面向客户和内部使用的参考中心。其简易的所见即所得编辑器支持添加图片、视频、表格、链接及标注功能。用户既能基于现有模板创作，也可维护文档多版本，并实现多人协同编辑。

该平台配备分类管理器，通过建立子类目、更新现有分类及归档失效内容，确保员工文档体系清晰可导航。标签工具则能帮助员工快速定位所需信息。

对于需要集中管理政策制度、流程规范、培训资料及员工手册等内部知识的企业，这是个高效的解决方案。软件支持与Intercom、Segment、Google Analytics、Disqus等十余种工具集成。

付费方案起价为每月119美元/用户，并提供14天免费试用期。

Revver

Revver 是一款综合性文档管理系统，为企业提供直观的解决方案来整理、保护和共享重要文档。用户可上传多种格式文件并按需分类，其高级搜索功能能快速精准定位文件。该软件采用基于角色的访问控制、加密和审计追踪等严格安全协议，确保敏感文档合规存储。通过预设文件夹模板，Revver 能保持跨团队/部门的统一文档结构，并支持批注者为文件夹添加上下文信息。

该平台配备智能化工作流自动化系统，能简化文档管理流程：用户可自动化创建新文档、设置审批路径，还能配置条件触发特定工作流。此功能显著提升效率，减少人工操作误差。

Revver 的强力搜索引擎支持按文档类型、日期范围、关键词等多维度检索。其协作功能支持内外团队成员直接在线审阅、编辑和评论文档，无需反复邮件往来。团队成员可实时协同编辑，所有修改自动保存并生成版本记录，方便随时回溯历史版本。

该系统还提供电子签名功能加速审批流程，通过记录签名元数据进一步增强安全性...

例如签署的日期和时间，以增强责任追溯。Revver 还集成了其他商业工具如 Dropbox、Google Drive 和 OneDrive。 价格需咨询获取，并提供免费演示。

Folderit DMS

Folderit DMS 是一款文档管理系统，旨在帮助企业和组织高效存储、管理和共享数字文档。它提供了一个安全且用户友好的平台，支持多用户同时访问和协作处理文档。

我选择 Folderit DMS 是因为其强大的安全措施，包括 256 位加密和 SSL 连接，确保文档免受未经授权的访问。该平台还支持自动化审批流程和电子签名，从而提升文档处理效率与合规性，非常适合那些重视数据安全和法规遵从的企业。

该系统还提供高级搜索功能，允许您通过关键字、发送者、日期等元数据快速检索文档。

集成支持包括 Microsoft Office 365、Outlook、DocuSign、MS Entra ID 和 Okta。

Baklib

Baklib 是新一代 AI 知识库与数字体验管理平台，托管超过 1000 家企业网站和在线文档。其流行源于灵活性和开源主题生态系统，使用户能够根据多样需求定制网站、在线文档和知识库系统。

作为新一代 数字内容体验云平台，Baklib 提供 All in Content 的企业级解决方案，助力企业实现一站式数字内容管理与多场景数字体验构建。

目前，Baklib 已为 1000+ 企业托管官网与在线文档。其受欢迎的原因在于灵活的架构设计与强大的定制能力。

三层架构：

资源库：集中化管理企业资料

知识库：支持多语言、多部门的协作知识体系

体验库：满足多场景数字体验搭建

无论是跨国多语言站点建设、内部/外部知识库搭建、客户帮助中心，还是产品手册管理，都可在 Baklib 平台上一体化完成。

主要特点：

强大的内容编辑能力，支持一键导入、导出，以及富文本和 Markdown格式编辑。

开源的主题模板能力，方便企业高度定制化开发千站千面的前端界面。

内置GEO/SEO优化工具，助力内容优化。

内置 AI 私有知识库功能，包括 AI 自动化标签、AI 智能搜索和多轮会话。

以下是一些虽未入选最佳文档管理系统榜单，但仍值得关注的备选方案：

Under.io

支持拖拽式表单构建

Microsoft SharePoint

存储和共享Microsoft Office文档

Ennov Document

自动将文档转为PDF确保合规性

Orcanos

通过自动水印保护工作成果

Adobe Document Cloud

无需改变格式即可编辑和签署PDF文档

M-Files DMS

通过元数据管理文件和文件夹

Agilysys DataMagine

通过通知功能提升响应速度

PandaDoc

支持基于关键词的搜索

AODocs for Google Workspace

为Google Workspace增加安全层

Zoho WorkDrive

通过桌面端和移动端应用简化工作流程

如果您在这里仍未找到所需内容，不妨看看我们测试和评估过的其他相关工具：

HR管理系统

薪资管理软件

招聘管理软件

雇主记录服务

应聘者追踪系统

劳动力管理软件

文档管理系统的选择标准

选择合适的文档管理系统需要仔细评估软件满足特定需求的能力。我为本榜单筛选最佳文档管理系统的依据包括：对这些软件系统如何满足文档专业人员需求、痛点及目标的深入研究，以及我作为文档制作团队成员的个人经验。

以下是制定本榜单时采用的选择标准概要：

核心文档管理功能（占总分25%）： 要入围本榜单，每个解决方案必须首先满足以下常见用例：

数字文档的安全存储

文件的高效组织与分类

简化的文档检索与搜索功能

版本追踪与审计历史

基于权限的访问控制

其他突出功能（占总分25%）： 我们特别关注那些能提升用户体验的创新功能，包括但不限于：

为了帮助我从众多可用选项中找出最佳软件，我还特别关注了以下独特功能：

自动化文档工作流以加快审批速度

与第三方工具集成（如CRM或办公管理系统）

基于AI的智能搜索功能，快速检索文档

增强的数据安全功能（如加密和多因素认证）

实时协作编辑等协同能力

易用性（占总分10%）： 评估各系统易用性时，我考量了以下要素：

直观看板实现快速导航

拖拽式文件上传功能

便于分类的清晰文件层级结构

简单可配置的基于角色的访问控制

简洁界面，关键操作点击次数最少化

入门体验（占总分10%）： 为评估软件供应商的客户入门流程，我考察了以下因素：

提供培训视频和用户指南便于快速上手

无缝数据迁移工具支持旧系统过渡

产品导览和分步交互式指引

专属客户成功经理提供售后支持

快速设置文件夹和工作流的模板

客户支持（占总分10%）： 评估供应商客户支持水平时，我关注了：

7×24小时实时支持与快速响应

多渠道支持（邮件/电话/在线聊天）

可访问完善的知识库自助解决问题

根据客户反馈定期更新和修复漏洞

反馈

提供按需培训和网络研讨会

性价比（占总分10%）： 为了评估每款软件的价值，我考虑了以下因素：

透明的定价模式，无隐藏费用

提供免费试用或演示以测试功能

为小型企业提供经济实惠的套餐，同时不牺牲核心功能

与市场竞品相比具有竞争力的价格

随着业务增长，功能可扩展性强

客户评价（占总分10%）： 评估客户评价是我选择流程的最后一步，这帮助我了解产品在实际用户手中的表现。我考虑了以下因素：

一致好评其易用性和高效性

对文档安全性和可访问性功能的积极反馈

软件可靠性和正常运行时间的高评分

用户对客户支持的满意度认可

在整体价值方面常被提及为首选

通过这一评估框架，我能够识别出那些不仅满足基本需求，还能通过独特功能、直观易用性、流畅的上手体验、有效的支持和整体性价比提供额外价值的软件。

总结

选择文档管理系统时，关键在于将企业的实际需求与系统特性相匹配。无论是追求合规的医疗机构，还是希望构建智能知识库的企业团队，总能找到适合的方案。特别是像 Baklib 这样融合了知识库与 AI 问答的文档管理平台，为企业带来了更高效的信息获取体验，是新一代文档管理的代表性产品。

常见问题

为什么不同企业需要不同的文档管理系统？

每家企业都有特定需求，因此您需要找到能够满足自身需求的文档管理系统。例如，如果您已经在使用内网软件，就不需要自带通讯功能的解决方案。

这不仅是关于您需要或不需要哪些功能的问题。您还应该考虑所处行业和日常业务场景。

举例来说，律师事务所日常工作中会频繁使用PDF文件，因此可能需要支持团队编辑PDF的功能；而制造业企业则更需要确保符合行业标准的解决方案；人力资源服务商可能需要支持候选人通过安全链接上传文件的功能，等等。

元数据提取和文本提取的作用是什么？

元数据提取和文本提取是两个能帮助用户自动从文档抓取关键数据的功能，可显著提升文件分类、检索和组织效率。

元数据提取可自动获取文档作者、创建日期、文件类型、关键词等属性信息，主要用于增强系统内的文档可搜索性和追踪能力。

文本提取允许系统抓取文档中的特定内容，用于自动填充字段或支持高级搜索功能。例如通过光学字符识别（OCR）技术从扫描版PDF或图片中提取文字，使用户能够搜索这类文件中的文本内容。

这些功能如何提升效率？

通过减少人工录入和手动整理，大幅提升文档管理效率，让企业专注于更高价值的工作。

协作为什么对企业成功很重要？

在线协作比以往任何时候都更加重要。文档管理解决方案能帮助您与团队共享知识和资产，使沟通、协作及按时交付工作变得更轻松。此外，您还可以考虑将政策管理软件集成到HR技术栈中，以简化和规范合规性任务。

统计数据显示，协作的团队更有可能取得成功。斯坦福大学一项针对1,100家企业的研究表明，促进协作的公司成为高绩效组织的可能性高出五倍。

来源：成都探码科技