摘要：企业的重要数据就如同公司的“生命之源”，一旦流失，后果不堪设想。
企业的重要数据就如同公司的“生命之源”，一旦流失，后果不堪设想。
员工在工作时，常常需与外界交流文件，这一过程也成为了数据泄露的重灾区。
员工或许无心，或许有意，将工作文件转发给不相关的人，那文件私自外发怎么管理呢？
用好这四种方法，管理文件外发不是什么大问题，需要直接照抄。
一、制定明确的文件管理制度
方法描述：
制定明确的文件管理制度是管理文件私自外发的基础。
企业应明确哪些文件可以外发，哪些文件必须严格保密，并规定文件外发的审批流程、操作规范及违规处罚措施。
通过培训让员工了解这些规定，做到心知肚明。
实施细节：
文件分类：根据文件的敏感程度、重要性等因素，将其分为机密、秘密、内部使用等不同等级。
审批流程：规定不同等级文件的审批层级和审批条件，确保文件外发经过合规的审核程序。
违规处罚：明确员工违规外发文件的处罚措施，如警告、罚款、降职甚至解雇等，以儆效尤。
二、使用专业软件管理文件私自外发
以安企神软件为例，讲解一下这类软件的主要功能。
文件加密：
透明加密：采用AES-256算法对文件进行透明加密。
加密后的文件在公司内部可以正常打开编辑，一旦违规外发，文件就会变成乱码，确保公司数据安全。
强制加密：对于特别敏感的文件，可以要求员工在访问前先进行解密操作，进一步增加文件的安全性。
权限管理：
明确的权限控制：根据不同部门设定不同的访问权限，确保只有授权的人员才能对文件进行相应的操作。
动态调整权限：根据用户角色变化和工作需求，动态调整其权限，确保权限管理的灵活性和有效性。
外发审批与追踪：
外发申请与审批：当员工需要外发文件时，必须提交外发申请，审批通过后，文件才能外发。
企业可以根据自身需求设定审批流程，包括审批人员、审批条件、审批时间等。
外发文件追踪：自动记录每一份外发文件的操作日志，包括外发时间、文件接收者、外发路径等，方便后续追踪和审查。
外发渠道管控：
禁止指定程序外发：可以设置禁止聊天软件、浏览器、邮箱等渠道外发文件。
同时，还可以自定义程序，添加需要禁止外发的程序。
邮件白名单：企业可以设定允许接收公司文件的邮箱地址列表，只有当员工将文件发送至白名单中的邮箱地址时，系统才会允许外发。
外发文件权限设置：
限制使用次数和期限：对外发的文件可以设置如最大打开次数、天数、密码等，有效防止文件被滥用和二次传播。
禁止打印、复制、截图等操作：防止文件被恶意使用，进一步保障企业数据安全。
USB设备管理：
禁止或限制USB设备使用：可以禁止USB设备，设置U盘禁用、仅读取、仅写入等策略。
同时，还可以禁止其他USB设备使用，如蓝牙、红外设备、手机等，防止员工通过外接设备拷贝文件。
日志审计与报告：
详细日志记录：提供详细的文件操作日志审计功能，记录员工的文件操作记录、文件外发记录、上传下载记录等。
如果发生文件泄密事件，这些记录可以作为追溯和调查文件违规外发的证据。
定期审计与报告：定期对文件外发情况进行审计，检查是否有违规外发行为发生。
同时，生成审计报告，为企业管理层提供决策支持。
实施细节：
软件部署：在企业内部部署安企神软件，确保所有员工电脑都安装并正常运行该软件。
权限配置：根据企业组织架构和员工职责，为不同用户配置相应的文件访问和外发权限。
培训与支持：对员工进行软件的使用培训，确保他们了解软件的功能和操作方法。
同时，提供技术支持和售后服务，确保软件的稳定运行和及时更新。
三、提高员工的信息安全意识
方法描述：
提高员工的信息安全意识是防范文件私自外发风险的基础。
企业应定期组织信息安全培训，向员工普及信息安全知识，讲解文件外发管控的重要性和必要性。
实施细节：
定期培训：定期组织信息安全培训课程，邀请专家或内部安全管理人员为员工讲解信息安全政策和最佳实践。
案例分析：通过分享实际案例，让员工了解文件泄露可能带来的严重后果，增强他们的风险意识。
文化建设：将信息安全融入企业文化中，鼓励员工积极参与信息安全管理工作，形成良好的信息安全文化氛围。
四、建立严格的奖惩机制
方法描述：
建立严格的奖惩机制是确保文件私自外发管理规定得到有效执行的关键。对于遵守规定的员工给予奖励，对于违规外发文件的员工给予惩罚。
实施细节：
奖励措施：对于在信息安全方面表现优秀的员工，如及时发现并报告潜在的安全风险、积极参与信息安全培训等，给予表彰和奖励。
惩罚措施：对于违规外发文件的员工，根据情节的严重程度给予相应的惩罚，如警告、罚款、降职甚至解雇等。
同时，将违规行为记入员工档案，作为绩效考核和晋升的重要依据。
以上五个方法建议结合使用哦。
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责编：小雨
来源：阿莉说科技