摘要：无论是小型初创公司，还是大型跨国企业，选择和使用财务软件，都能极大地提升财务管理的效率和准确性。下面将详细介绍通用财务软件的操作步骤，从软件选择到日常使用，让会计日常做账更轻松。

无论是小型初创公司，还是大型跨国企业，选择和使用财务软件，都能极大地提升财务管理的效率和准确性。下面将详细介绍通用财务软件的操作步骤，从软件选择到日常使用，让会计日常做账更轻松。

一、选择合适的财务软件

1、常用云财务软件

目前云财务软件是主流记账软件，常用的例如用友好会计、账信云会计、金蝶云会计等，其中，账信云会计，适合小微企业，软件使用成本很低，能自主免费试用账信云，有自动生成报表等多个功能；用友好会计，部署快速，无需本地硬件投入，升级与维护由服务商统一完成；还有金蝶云会计，基于云端架构，数据存储于云端服务器，可随时随地通过浏览器操作。

2、单机版（本地化部署）财务软件

软件安装在本地服务器或台式机，数据仅存于本地，不依赖互联网。从数据的隐私性上来说，隐私性比较高，但无法远程访问，维护、升级需要IT部门配合；逐步被云产品取代，但对于对网络安全要求极高、或网络环境不稳定的行业仍具备一定市场。

二、财务软件的主要功能模块

1、账簿管理

财务软件的账簿管理模块是核心功能之一，包含总账、明细账、科目余额表和科目汇总表等内容。总账可以展示企业所有会计科目的汇总与变动情况，支持按不同维度查询如部门、项目等。明细账则详细记录每一笔会计分录，帮助财务人员追踪和分析每一笔记账凭证。科目余额表是财务分析的基础，通过可以查看各科目的期初余额、发生额及期末余额。科目汇总表则通过将不同科目进行汇总，帮助财务人员更清晰地了解各项财务活动的整体情况。

2、报表生成

财务软件的报表生成功能对于企业财务管理至关重要。系统能够自动生成标准的财务报表，如资产负债表、利润表和现金流量表等。与此同时，企业可以根据自身需求自定义各类财务报表，支持生成部门利润表、成本分析表等管理类报表。此外，财务软件还支持将报表导出为Excel、PDF格式，便于进一步分析和打印。

3、凭证管理

凭证管理是财务软件中的重要功能之一，涉及到凭证的录入、审核、打印和查询等。财务人员可以手动录入凭证，也可以通过导入Excel文件等方式批量录入凭证，系统支持模板套用和智能分录功能，简化操作流程。生成的凭证可以按月或凭证号打印，并可以导出存档，方便后续查找。

4、使用辅助核算

辅助核算功能是为了满足企业内部管理的需要，特别是在中小企业中，允许按部门、项目、客户、供应商等维度进行核算与查询。通过这一模块，企业能够清晰地追踪每个项目或部门的财务状况，能够进行成本控制和项目情况的分析等。辅助核算有助于增强财务管理的精细化，提升企业的成本控制和决策能力。

三、初始设置与系统配置

1、会计年度与会计准则

企业在设置财务软件时，需指定会计年度的起止日期，通常是从1月1日至12月31日。此外，还需选择适用的会计准则，企业可以根据实际情况选择小企业会计准则、企业会计准则等。设置会计准则时，还需选择启用月份，以确保系统正确处理财务数据，避免发生数据丢失或错误。

2、设置会计科目

在初始配置中，企业需导入标准会计科目表，并根据需要增加或修改科目，以便准确记录各项业务活动。此外，辅助核算体系的建立同样重要，如设置部门、项目、客户等维度，方便企业进行详细核算和分析。

3、凭证模板设置

在系统配置阶段，企业可以预设常用凭证模板，如工资计提、折旧计提、费用分摊等，并根据业务需求设置自动化规则。自动化规则能提高凭证录入效率，例如通过日记账导入自动生成相关会计分录，从而减少手工操作的错误和时间成本。

四、用户权限与安全管理

1、角色与权限分配

财务软件提供了多种角色设置功能，企业可以根据员工的职责，定义如“出纳”、“会计”、“财务主管”等角色，并为不同角色分配相应的功能权限。例如，出纳角色只能处理日记账，而财务主管则具有月末结账等高级权限。这种权限设置能够确保个用户的操作在其权限范围内，从而避免操作失误和数据泄露。

2、数据备份与恢复

数据备份是确保财务数据安全的关键措施。对于云版软件，服务商通常提供自动备份服务，而本地部署的软件则需要企业自行配置备份策略。定期进行数据恢复演练，能够验证备份数据的有效性，避免在突发事件中丢失重要财务数据。

五、日常记账操作流程

1、原始凭证收集与审核

会计做账需要根据原始单据，包括公司收支的一些具体单据，并且由业务部门根据公司财务管理的要求先进行审核，然后再由财务部门进行审核，用于后续规范做账。

2、凭证审核与记账

设置多人审核流程：出纳录入→会计初审→主管复审；审核通过后执行“审核”操作，更新总账余额；同时，还需要定期导出客户、供应商往来账表，与对方清单核对，确保账账相符；对发现差异及时沟通确认并做调整分录。

六、月末结账与财务闭环

1、数据检查

系统自动检查未审核凭证、负数余额、期初期末余额差异等异常；自动生成折旧计提凭证；工资、社保、房租等费用分摊至各成本中心；系统自动生成“结转损益”凭证，将各损益科目结转到本年利润。

2、生成报表并结账

生成资产负债表、利润表、现金流量表；生成科目余额表、明细账、科目汇总表等基础账簿。在对上述账簿和财务报表检查后，如果没有问题，就可以进行月末结账的操作。

七、按时纳税申报

1、财务报表导出

导出三个财务报表对应的电子表格，这些电子表格不仅是纳税申报的依据，也是后续重要的财务存档资料。

2、电子税局申报

登录电子税务局，上传三个财务报表，并且填写增值税、企业所得税等纳税申报表；按照税局的具体要求，规范进行填写报表。

因此，在有财务软件的辅助下，会计能够简单规范的进行做账，不仅能提升日常账务处理效率，还能够让公司财务管理更加规范。

来源：小雨课堂