摘要：毕业生档案是指毕业生的一整套学生档案。学生档案是人事档案的前身，记载了个人学习工作经历、政治思想表现、专业素养、工作实绩、遵纪守法以及家庭社会关系等情况，在招聘录用、政审、考察、公证、职称评定等人事管理和服务中起着依据和参考的作用 。

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“人生副本”传送秘籍！

——毕业生档案转寄Q&A

传说，我们都有这样一份绝密文件

即便是每一页纸上都写着拥有者的姓名

却鲜少有人亲眼看到属于自己的那一份

（这是什么文件呢？好难猜！）

这份堪称宇宙限量版“人生副本”的学生档案

在毕业的十字路口

怎么走、往哪走

01

学生档案基础常识

什么是毕业生档案？

毕业生档案是指毕业生的一整套学生档案。学生档案是人事档案的前身，记载了个人学习工作经历、政治思想表现、专业素养、工作实绩、遵纪守法以及家庭社会关系等情况，在招聘录用、政审、考察、公证、职称评定等人事管理和服务中起着依据和参考的作用 。

学生档案内一般有哪些材料？

主要有三个归档阶段：新生入学时，学院收取原档，审核后集中移交学生档案室归档；学生就读期间，学院随时将新增的奖惩、组织发展、学籍变动等材料移交归档；毕业时，学院将毕业登记表、成绩单、学位评定材料等集中移交归档。

我校学生档案材料是如何归档的？

从高中开始各学历教育阶段的登记材料、学习成绩单、学位评定材料、团员党员发展材料、奖励处分材料、实习工作材料等。

党员档案和学生档案有什么关系？

党员档案包含入党志愿书和申请培养考察一揽子材料，是学生档案中的一个材料类别。学院会在党员转正后，将党员档案移交学生档案室归入学生档案。

毕业生党员转移组织关系时，接收方要求提供党员档案复印件，怎么办？

联系学院组织员提供党员档案电子备份件，未做备份的，由学院开具介绍信，学生向学生档案室申请复印。如果毕业生档案已经转寄离校，毕业生可在档案接收单位申请复印。

用人单位政审需要查阅档案，如何办理？

用人单位两位工作人员持介绍信（或考察函），于工作时间到学生档案室现场查阅，查档人员需出示个人证件并进行登记。如用人单位不方便来馆查阅档案的，可与毕业生所属学院协商，委托学院代为查阅。

毕业生可以自行保管档案吗？

不可以。国家相关规定明确禁止个人保管档案。

02

毕业生档案转寄流程

毕业生如何填报档案转寄信息？

毕业生登录就业系统(https://careers.nankai.edu.cn/)填写档案转寄相关信息，等待学院、学校审批。填报方式可参考下表，具体要求以学院通知为准。

毕业生已明确升学去他校，但尚未收到录取通知书或调档函的，如何填写档案接收信息？

毕业生必须联系录取院系的学工或教学部门，获取调档函或体现了档案接收信息的正式文件，根据文件内容，在就业系统中填报准确详细的档案接收单位、地址、联系人、电话等信息，不可以擅自填写大学研招办、学生档案室等地址（绝大多数高校的研招办和学生档案室不直接接收新生档案），更不能只填写大学的名称作为接收单位。

什么样的人才服务机构可存放毕业生档案？

县级以上（含县级）人社部门所属公共就业和人才服务机构，以及经人力资源和社会保障部门授权管理流动人员人事档案的机构，可保管非公单位就业和离校未就业的高校毕业生档案。

特别注意，非公单位一般不具有档案管理权限，毕业生应慎重选择档案接收单位。

各地人才管理服务机构一般是什么名称？

户籍所在地的人才管理服务机构一般叫人才服务中心、人力资源管理服务中心、就业促进中心、就业管理局等。各地教育局、大中专毕业办等基本不再接收档案。街道办、社区、居委会、村委会等不是人才管理服务机构，不接收毕业生档案。

档案存放在人才服务机构会被收取费用吗？

不收取。自2015年1月1日起，全国所有人才服务机构已取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转寄费等名目的费用。

就业单位未指定档案保管机构，档案可以存放在非户籍就业地吗？

除北上广深等超大城市外，高校毕业生的人事档案一般可存放在非户籍就业地的流动人员人事档案管理服务机构，但各城市的具体政策需咨询当地人社部门。

毕业生出国留学，档案可以转到教育部留学服务中心吗？

自费出国（出境）留学的毕业生也可向教育部留学服务中心申请档案托管，具体申请流程请访问教育部留学服务中心官网。毕业生必须取得留学服务中心开具的以学校为抬头的调档函，才可以在档案去向中填写相应接收信息。

就业地在北京，非公单位不接收档案，毕业生申请落户北京待审批的，档案如何处理？

毕业生向学院申请档案暂留学校，待北京落户成功后，凭北京市人社局的接收函，通过就业系统申请转寄。

就业地在上海，非公单位不接收档案，毕业生申请落户上海待审批的，档案如何处理？

档案回生源地（原籍）人才服务机构，待上海落户成功后，再从原籍地人才调取档案至上海。

就业地在深圳，非公单位不接收档案，户口不想转到深圳去，档案可以转到深圳吗？

不可以。深圳各人才市场不接收非深户档案挂靠，毕业生需将档案转回生源地（原籍）人才服务机构。

档案转寄方式是什么？可以用顺丰吗？

教育部、人社部、中国邮政等多部门联合规定，高校毕业生的档案一律由EMS全国高校学生档案转寄专用通道寄送，不能采取其他方式转寄。

档案回生源地（原籍）的，毕业生需要提前去生源地人才服务机构开具调档函吗？

湖南地区的需要，其他地区目前不需要。生源地为湖南省的，毕业生必须提前联系当地人社部门，明确具体的档案接收机构，完成相关登记，并开具调档函。未办理以上手续的，档案将被拒收。

调档函要求在档案袋上做特殊标记或贴相关条码的，怎么办？

要求注明“录取院系”“考号”“档号”等，毕业生应与学院辅导员联系，在毕业生档案集中移交转寄阶段，由辅导员操作。

03

档案寄出后须知

2025届暑期毕业生的档案将在什么时候寄送？什么时候单位可以收到档案？

学生档案室预计于2025年6月21-27日进行毕业档案材料的集中接收和转寄，并将所有需寄送的毕业生档案集中交付邮政EMS进行投递。档案寄出后，一般一周内可以到达接收单位。

毕业生如何查询档案转寄情况？

档案寄出后将产生快递单号，单号将上传至就业系统，毕业生可登录就业系统自行查询。由于EMS只保留半年物流记录，毕业生务必及时查询并确认档案签收情况。

04

可能你还有这些问题

毕业后档案可以申请留校吗？

根据国家相关规定，毕业生档案应及时转出。暂未就业的毕业生如有特殊需求，可向所属学院申请将档案暂留学校学生档案室，但保留时间不超过两年。

结业、肄业、退学的学生档案如何处理？

结业、肄业、退学的学生档案的转寄政策和正常毕业的毕业生档案相同。

暑假期间可以办理档案政审、档案寄送吗？

可以。暑假期间学生档案室采取轮休值班制度，学生档案室值班时间也可接待用人单位进行档案政审。暂存档案需寄出的，毕业生可提前通过就业系统发起申请，待学院、学校审核通过后，学生档案室将在临近的下一次值班时间集中审核寄送。具体以“南开就业”公众号届时公布的暑期值班安排为准。

学生档案室联系方式：

邮箱：nkxsdas@nanaki.edu.cn

工作地点：南开大学八里台校区21宿8门

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来源：京津冀消息通