摘要：一个功能完备的OA系统不仅能帮助企业提高办公效率，还能优化各类工作流程，从文档管理到审批流程、任务管理等，它为企业提供了全方位的支持。

随着现代企业对效率和协作的需求不断增加，OA办公系统已成为许多企业日常运营的重要工具。

一个功能完备的OA系统不仅能帮助企业提高办公效率，还能优化各类工作流程，从文档管理到审批流程、任务管理等，它为企业提供了全方位的支持。

一、OA系统都有哪些功能？

1 文档管理

文档管理是OA系统中最基础也最重要的功能之一。通过文档管理，企业可以集中存储、分类和共享所有相关的文件资料。这一功能帮助企业避免了传统纸质文件管理的混乱，同时减少了文件丢失或重复存储的问题。

主要功能：

·文件存储：OA系统允许用户上传、存储各类办公文件（如Word文档、Excel表格、PPT等），并通过文件夹结构进行分类管理，确保文件易于查找与使用。

·版本管理：随着企业对文件更新频繁，版本管理尤为重要。OA系统能够记录每个文档的编辑历史，确保每次修改都能被追踪，并能够恢复到先前的版本。

适用场景： 文档管理功能非常适合需要频繁处理文件和资料的企业，尤其是涉及到法律合同、项目文件、财务报表等敏感信息时，良好的文档管理功能能够显著提高工作效率和信息安全性。

2 审批流程

审批流程是OA系统的一项核心功能，它能够帮助企业实现任务和文件的自动化流转。通过自定义审批流程，企业可以确保所有的文档、报销单、请假条等审批事项都能按照既定的流程顺利进行，避免因审批环节的滞后或遗漏而影响工作进度。

主要功能：

·自定义审批流程：OA系统提供了灵活的审批流程配置功能，企业可以根据自己的需求设置多层级的审批节点，例如部门经理审批、财务审核等，确保审批过程符合企业内部管理规定。

·自动化审批：OA系统能够自动分配任务并通知相关审批人员，避免了传统手动审批流程中的时间延误和信息传递错误，提高了审批效率。

·审批提醒与跟踪：系统能够在审批过程中及时提醒相关人员，且管理者可以实时跟踪审批状态，了解各个环节的进度，确保任务按时完成。

适用场景： 审批流程功能适用于需要进行多层级审批和审核的企业，如财务报销、请假申请、采购审批等场景，通过自动化和流程化管理，能够显著提升工作效率和审批透明度。

3 日程与任务管理

主要功能：

·团队协作：OA系统通常内置团队协作工具，支持多个成员协同完成任务，通过任务分配、进度更新、文件共享等方式，保证项目的顺利进行。

·任务跟踪：每个任务在系统中都有明确的责任人、截止日期和执行状态，管理者可以随时查看任务进度，确保任务按时完成。

·日程安排：系统可以与员工的日程安排紧密结合，自动提醒任务截止日期，确保工作不遗漏。

适用场景： 任务管理功能适用于任何需要高效团队协作的企业，尤其是跨部门项目管理、定期工作任务等场景。通过系统的任务分配和跟踪，能够帮助企业提高任务完成度和团队合作精神。

二、 更多高级功能

了解了OA系统的基础功能后，企业在选择OA办公系统时，往往会更加关注系统的高级功能。这些功能不仅可以进一步提高工作效率，还能满足企业在特定场景下的复杂需求。下面我们将对OA系统中的一些高级功能进行深入分析，帮助企业更好地理解其价值。

1 项目管理

项目管理功能是许多现代OA系统的重要组成部分，尤其对于那些需要跨部门协作或涉及多个环节的项目来说，OA系统提供的项目管理功能显得尤为重要。

主要功能：

·任务分配与追踪：通过项目管理功能，企业能够将具体的任务分配给不同的团队成员，并设置截止日期和优先级，确保每个环节都按时完成。系统能够实时跟踪任务的进度，管理者可以通过简单的界面查看每个任务的执行情况。

·多层级协作：项目管理功能支持团队成员之间的协作与信息共享。无论是文件上传、评论讨论，还是进度更新，所有内容都能集中展示，减少了信息散落在不同工具中的问题。

·进度监控与报表生成：系统能够通过可视化的方式展示项目的进展，包括任务完成度、项目里程碑、时间安排等，并自动生成项目报表，为管理者提供全面的数据支持。

适用场景： 项目管理功能尤其适合大型企业和跨部门协作的项目。例如，软件开发、市场推广、产品设计等复杂项目都可以通过OA系统的项目管理模块进行高效管理。对于小型企业，也可以帮助其管理日常的任务和项目，提高整体工作效率。

2 移动办公

随着移动互联网的发展，员工对办公系统的流动性要求越来越高。移动办公功能让员工能够在任何时间、任何地点通过手机、平板等移动设备访问OA系统，完成日常工作，极大地提高了企业的灵活性。

主要功能：

·跨设备访问：移动办公功能允许员工通过手机或平板等设备访问OA系统，随时查看日程、审批流程、文档管理等内容，无论是在办公室、出差途中，还是在家中，都能保证工作的连续性。

·实时通知与提醒：OA系统能够实时推送重要消息和提醒，包括审批流程进度、任务截止日期等，确保员工及时掌握工作动态。

·移动审批与协作：员工可以通过移动设备随时进行审批操作，并与团队成员进行协作，无需依赖传统的办公环境，极大地提升了工作效率。

适用场景： 移动办公功能适用于需要灵活工作的企业，尤其是那些有外勤员工、需要远程办公的团队或者国际化企业。无论员工是否在办公室，移动办公都能够确保工作流程的顺畅。

3 集成功能

OA系统的集成功能是指系统能够与其他企业软件和工具（如CRM、ERP等）进行无缝对接，帮助企业实现信息流的统一管理和自动化处理。这一功能的引入，为企业提供了跨系统的操作体验，避免了重复录入数据、减少了数据孤岛的出现。

主要功能：

·与CRM系统集成：OA系统可以与客户关系管理（CRM）系统进行集成，将客户信息、销售进度、合同管理等内容同步到OA系统中，方便销售人员和客户服务团队的协作。

·与ERP系统集成：与企业资源计划（ERP）系统集成后，OA系统能够与财务、采购、库存等模块共享信息，进一步提高企业管理的精确度与效率。

·第三方应用集成：一些OA系统还支持与常见的办公工具（如Google Drive、Slack、Trello等）的集成，帮助企业根据自身需求灵活选择合适的工具。

适用场景： 集成功能适用于那些已经在使用多种管理系统（如CRM、ERP）的企业。通过集成，企业可以避免数据冗余，提高各系统之间的协同效率。对于需要跨部门合作和信息流动的企业来说，集成功能更是提升管理效率的关键。

三、 不同系统的功能对比

在了解了OA系统的基本功能和高级功能后，企业在选择合适的OA办公系统时，往往会面临多款产品的选择。为了帮助企业更好地做出决策，下面我们将对市场上几款流行的OA办公系统进行详细的功能对比，分析它们的优劣，并帮助企业根据自身需求选择最合适的系统。

1 简道云OA

功能亮点：

·灵活的审批流：简道云OA的审批流程非常灵活，用户可以根据企业需求自由定制审批规则和流程。无论是日常的报销审批、休假审批，还是复杂的合同审批，都能高效处理。

·文档管理：简道云提供强大的文档管理功能，支持文件的上传、存储、版本管理与权限控制。团队成员可以协作编辑文档，同时保证文档内容的安全性。

·集成能力：简道云支持与多种第三方应用集成，企业可以根据需求选择适合的工具进行配合使用，保证信息流的无缝对接。

适用企业： 简道云OA系统适合中小型企业，尤其是那些对定制化需求较高的企业。由于其零代码平台，用户无需编程经验即可自定义系统，十分适合技术能力有限的团队。

优缺点：

·优点：灵活的定制能力，零代码平台易于使用。

·缺点：功能相较于一些大型企业级OA系统稍显简单，可能不适合需求更为复杂的企业。

2 致远OA

功能亮点：

·强大的权限管理：致远OA的权限管理功能非常细致，支持按用户角色、部门、项目等多维度进行权限控制。通过细化权限，企业能够实现更高效的安全管理。

·跨部门协作：致远OA具有较强的跨部门协作功能，支持多部门、多项目的协同工作。它能够很好地帮助企业优化各部门之间的信息流转，提高整体办公效率。

·丰富的流程模板：致远OA提供了丰富的流程模板，用户可以直接使用，也可以根据实际情况进行修改。这些模板涵盖了企业日常办公的各个方面，如报销、请假、采购等。

适用企业： 致远OA系统主要适用于中大型企业，尤其是那些跨部门协作频繁的组织。由于其复杂的功能和定制能力，它更适合业务流程较为复杂、管理层级较多的企业。

优缺点：

·优点：强大的权限管理与跨部门协作功能，适合大型企业。

·缺点：系统相对较为复杂，部署和使用的学习成本较高。

3 Zoho Office

功能亮点：

·全球用户服务：Zoho Office面向全球市场，支持多语言、多货币，适合跨国企业使用。企业可以根据不同地区的需求，定制相应的流程和操作。

·项目管理与协作：Zoho Office拥有强大的项目管理功能，支持任务分配、进度追踪和团队协作。通过多层次的功能设计，企业能够更加高效地管理跨部门、跨地区的项目。

·集成多种应用：Zoho Office能够与其他Zoho系列软件（如Zoho CRM、Zoho Books等）无缝集成，企业能够实现更高效的管理和协作。

适用企业： Zoho Office适合跨国公司或全球化运营的企业，尤其是那些需要多语言支持、跨地区协作的企业。它强大的项目管理与集成功能非常适合全球团队的需求。

优缺点：

·优点：适合跨国企业，强大的项目管理与全球化支持。

·缺点：对于小型企业来说，系统功能可能过于复杂，且需要较高的学习成本。

4 Office 365

功能亮点：

·全面的办公套件：Office 365包含了微软经典的办公应用，如Word、Excel、PowerPoint等，同时还集成了Outlook邮件、OneDrive云存储和Microsoft Teams协作工具，满足企业多方面的需求。

·云端部署与协作：Office 365提供了云端部署功能，团队成员可以随时随地通过网络访问系统，进行文件共享与团队协作。Microsoft Teams更是成为团队沟通与协作的重要平台。

·强大的安全功能：Office 365具备高水平的数据安全性，包括数据加密、权限控制、多因素认证等，保障企业的数据安全。

适用企业： Office 365适合各种规模的企业，特别是那些已经依赖微软Office工具的公司。它对于需要强大文档编辑、存储和团队协作功能的企业非常适用。

优缺点：

·优点：全面的办公套件，强大的安全性，适合不同规模的企业。

·缺点：相比其他OA系统，Office 365的价格较高，且一些高级功能需要额外付费。

Q&A

在选择和使用OA办公系统时，企业可能会遇到一些常见问题。以下是针对这些问题的解答，帮助企业更好地理解OA系统的功能和选择要点。

常见问题一：OA系统的哪些功能是企业必备的？

对于绝大多数企业来说，以下几个功能是OA系统的核心必备功能：

1.文档管理： 文档管理是OA系统的基础功能之一。企业日常运营中，文件的存储、归档、审批、共享等操作都离不开文档管理系统。文档的版本控制、权限管理和访问跟踪也可以有效避免信息泄露和混乱。无论是合同、报告、客户资料，还是内外部沟通的文档，OA系统都能提供集中化管理。

2.审批流程： 自动化审批流程是提高效率的关键。通过自定义审批流程，企业可以优化人员之间的工作流，减少手动干预。比如，审批请假、费用报销、采购申请等流程可以完全通过OA系统完成，审批人员按设定权限进行审批，减少了等待时间和人为错误。

3.任务管理： 对于需要团队协作的企业来说，任务管理是至关重要的。OA系统中的任务分配、跟踪、提醒和项目进度监控等功能可以帮助团队成员有效协作，确保每个人按时完成工作任务。尤其是在跨部门协作或项目管理中，任务管理功能能显著提升整体效率。

4.日程安排与会议管理： 无论是高层管理人员还是团队成员，日程安排和会议管理都是日常工作的一部分。OA系统能够提供清晰的日程视图，避免会议冲突，并支持自动提醒功能，确保工作不遗漏。

5.移动办公： 随着移动互联网的普及，越来越多的企业需要支持移动办公的OA系统。通过手机或平板设备，员工可以随时随地查看文件、审批流程、任务进度等，不受时间和地点的限制。

虽然以上是企业普遍需要的核心功能，但具体的功能需求还需要根据企业的规模、行业以及运营模式来定制。

常见问题二：如何判断一个OA系统是否适合自己的企业？

选择OA系统时，企业应重点考虑以下几个方面来判断是否符合自身需求：

1.系统的灵活性与可定制性： 企业的需求是多变的，尤其是在快速发展的企业环境中，OA系统应具备一定的灵活性和可定制性，能够根据企业实际需求调整功能。比如，是否能支持不同部门或不同岗位的个性化设置，是否能够根据业务变化快速修改审批流程等。

2.系统的集成能力： 企业通常使用多种软件工具，如财务管理系统、客户关系管理（CRM）系统、ERP系统等。在选择OA系统时，必须评估其与现有系统的兼容性和集成能力。强大的集成功能能够帮助企业实现信息的互通和无缝对接，避免信息孤岛。

3.用户体验： OA系统的界面设计和用户体验直接影响到员工的使用效率。企业应选择界面简洁、操作直观、易于上手的系统，这样可以减少培训成本和用户的抵触情绪。

4.数据安全性： 数据是企业的核心资产，OA系统的数据安全性非常重要。企业应确保所选系统具备强大的数据加密、访问权限控制等安全措施，以保护敏感数据不被泄露或误用。

5.成本与维护： OA系统的选择不应只看初期的投入，还要考虑到长期的维护成本。包括系统的升级、扩展和技术支持等。如果系统的维护成本过高，或者在业务发展后无法支持新需求，可能会影响企业的长远发展。

6.厂商的服务支持与信誉： 在选择OA系统时，考虑厂商的服务支持和行业口碑也非常重要。系统上线后，企业会面临各种问题和需求，及时有效的技术支持能够帮助企业快速解决问题，确保系统的稳定运行。

常见问题三：云端与本地部署的OA系统有什么区别，如何选择？

云端部署与本地部署是目前OA系统选择中的两大主流部署方式。两者各有优缺点，企业应根据实际情况选择最合适的部署方式。

1.云端部署：

o优点：

低成本：无需自行购买硬件设备，节省初期投资成本。

快速部署：无需复杂的安装和配置，能够在短时间内开始使用。

灵活性：可以随时根据需求扩展系统，支持远程办公。

自动更新：云端系统通常会定期更新，用户可以第一时间体验到最新功能。

o缺点：

数据安全性问题：虽然大部分云服务商提供数据加密，但企业的敏感数据还是存储在外部服务器上，可能存在一定的安全隐患。

依赖网络：如果网络出现问题，云端系统可能无法正常使用。

2.本地部署：

o优点：

完全控制：企业拥有系统的完全控制权，数据存储和管理由自己负责，可以增强数据安全性。

无网络依赖：不依赖外部网络，能够在任何情况下保证系统的可用性。

o缺点：

高成本：需要购买硬件设备和软件授权，并承担长期的维护和管理成本。

更新不及时：系统升级和维护通常需要企业自行安排，可能会延迟新功能的使用。

对于大多数中小企业来说，云端部署往往是更为合适的选择。它具有更低的成本和更高的灵活性，而对于那些对数据安全性有更高要求的企业，本地部署可能更符合其需求。

来源：小倩说科技